推薦序
在對方分心之前，用一頁報告切入重點
職人簡報與商業思維專家／劉奕酉
人的專注力有限，只要你的內容不夠吸引對方，他的注意力，很快就會轉移到其他地方，畢竟，手機中的資訊比較有趣、也重要多了，對吧？
只要是與自己無關的東西，大多數人都不感興趣，特別是商務人士與高階主管，每天面對各種繁雜資訊，如果你在報告時，無法立即切入重點、說出對方想聽的話，就無法引起對方的關注，自然也不會想聽你再說下去。
「在對方分心之前，就切入重點。」這是我會對職場工作者，提出的第一項建議。
但是，要如何在最短的時間內，抓住對方的注意力呢？答案就是——寫出一頁報告。只要寫出一頁報告，你就能講完你要講的重點，又讓對方讀得開心。
許多工作者都知道：「只要做出好報告，對方自然就願意聽。」但是，什麼樣的報告，才能被稱為好報告？
容易理解的架構、用目次回答對方的提問，並根據對方重視的方向來撰寫，作者在書中，點明做出好報告的3大關鍵，也給出具體的做法與案例解析，我覺得這就是本書最棒的部分。
但你可能不知道的是，做出好報告是應該的，這只是讓你及格而已，能不能讓對方聽你說完、並點頭認同，才是致勝關鍵。
職場上經驗老到的報告好手，都懂得如何在開場的前3分鐘，就把話說清楚、講明白，成功吸引對方的注意力。而這些報告好手，憑藉的就是一頁報告的功力。
「花了好幾天準備的報告，結果因為這3分鐘而功虧一簣，豈不是很可惜？」
對於閱讀的人來說，一頁報告的目的，在於幫助他們得到「下一步該怎麼做」這個關鍵訊息；所以，我們要做的，就是把這個關鍵訊息，用容易理解、方便記憶的方式，精準的傳達給對方。
看到這裡，你可能會問：那我要怎麼提煉出核心重點？要如何鋪陳架構內容？
別擔心，作者在書中提供3種提問技巧、8種報告結構，讓你掌握每份一頁報告必備的核心重點，以及鋪陳報告內容不能少的技術，用一張紙，就完成主管想看的報告。
「每份報告書的解答，永遠都在對方身上。」我特別喜歡作者最後提到的這句話。
在大部分人因為3C產品、而缺乏專注力的高科技時代，一頁報告無疑是抓住注意力的最強武器。只要掌握一頁報告書的撰寫技巧，你就能順利完成業務，工作變得更輕鬆！
前言
不想被人看輕，一定要學好報告能力
長達幾十頁的報告書，對於寫報告和看報告的人而言，都非常耗費心神，因此，有越來越多的公司都對員工提出這樣的要求：「請把報告書的長度縮減成一頁！」
看報告的人可能會想：「這麼多頁，要什麼時候才看得完？」而寫報告的人則心想：「這麼多頁，要什麼時候才寫得完？」
彼此都為了報告書而感到忿忿不平，於是雙方一起齊心大喊：
「我們濃縮成一頁吧！」
「好啊！」
接著，兩人便坐在書桌前苦惱。
「要怎麼寫？」
「該從哪裡下筆才好？」
這是個令人困擾的問題，我想和大家分享該如何掌握「一頁報告書」中的核心內容、制定架構、撰寫等方法，所以寫下了這本書。
對以下3種人來說，本書非常實用：
1. 首次撰寫一頁報告書。
剛開始什麼都不懂是理所當然的，但是，也不會有人因為你不懂，就主動替你整理出重點並一步步指導你。
對於那些已經會寫一頁報告書的人來說，這件事就像是每個人都應該知道的原則一樣；但對於不會寫的人來說，這是一件必須花上許多時間了解、不懂的話會讓人生非常疲憊的難事。若你在這種時候，有過「要是有人能幫我整理一下就好了……」的想法，那對你來說，這本書是一本非常實用的報告寫作入門書。
2. 忙著研究自己的專業領域，顧不上溝通傳達技巧。
我在課堂上常常見到這種人：比我聰明、讀了更多書，在各自的領域上也有非常出色的專業度，卻因為過度投入於該領域的研究，而沒有機會好好磨練傳達訊息時一定會用到的寫作和架構能力。
對這些人來說，這是一本能幫助他們將深藏於腦中的專業知識，好好傳達出去的摘要入門書。
3. 能跳出來說「就照這樣統一吧！」（決策者、領導人）。
我是A風格、你是B風格、他是C風格……即使報告書的格式、分量、架構風格都有所差異，但怎麼會如此不同？尤其近年來換工作的人變多了，每間公司的報告形式又不同，所以文件格式上的混亂也變得更加嚴重。
如果能有人跳出來歸納格式，表示：「別再這樣下去了，大家就照這個方式統一，把浪費在思考格式的時間，拿去煩惱內容吧！」那做起事來也會方便許多。雖然適應歸納過的格式得花上一段時間，但比起因為沒有統一，反而造成一堆誤會，花上的時間肯定少上許多。
舉例來說，日本豐田汽車公司（Toyata）擁有超過30萬名員工，而他們都以同樣的一頁報告格式撰寫報告書（會依種類不同，稍作變化後再使用）。甚至還有傳聞說，只要在開會時帶上一頁報告書，就能在3秒內做出決策。
當然，3秒可能有點誇張，但這也代表，只寫上核心重點的一頁報告書，有助於在短時間內做出決策。據說，豐田的新進員工都得學會如何撰寫一頁報告書，而且每次升遷，就要再重新學習一次。就這點看來，說豐田員工和一頁報告書已經合為一體，也不為過。
如果有決策者，想要提升整個團隊或公司的效率，這本書將是非常實用的報告入門書，閱讀完之後，你就能高喊：「我們就這樣（根據各種情況）統一吧！」讓部屬不再花費時間，在不必要的事情上。
報告有那麼重要嗎？
工作上最令人感到委屈的事情之一，就是明明你和另一位同事的想法很相似，他卻因為比你更會報告，而得到更高的評價。
所以，偶爾會想說出這種話，貶低對方的能力：「他啊……就只是比較會包裝而已。」
然而，報告其實非常重要，並不是以「會包裝」3個字就可以武斷否定的能力，請看下列3項原因：
1. 語言。
報告等同一間公司的語言。語言有多重要？簡單來說，如果我不會說法語，自然就無法在法國與法國人共事。也就是說，語言不通的人，不管再怎麼優秀，也難以在工作上獲得好評，甚至可能無法順利執行業務。
無論是再怎麼聰明的人，如果無法使用公司語言將自己的想法資料化，或是不具備有效的傳達能力，那麼，他的工作能力自然也會被看輕。如果不想因為被看扁而感到委屈，你一定要學好報告能力。
2. 基礎。
報告能力是執行其他業務的基礎，也就是說，會報告的人，還能拓展其他方面的能力，所以非常重要。所謂報告能力，指的是將想法和資訊與他人共享的能力，因此不僅會影響整體工作上的文件製作，還會延伸到開會、口頭報告、在會議中發言、共用電子信件、交談，甚至是指導部屬的能力。
此外，如果你的報告無法順利傳達訊息，造成的損害通常肯定很嚴重，尤其，隨著職位上升，你的語言也會變得更有重量，所以在傳達、共享與接收資訊等方面肯定要加強訓練。
3. 評價。
報告能力也會影響他人對你的評價。一般來說，在公司會遇到這兩種困擾：
情感上的困擾：「啊，那個人讓我做不下去了。」
工作上的困擾：「啊，這件事讓我做不下去了。」
如果人類是機器，就能明確區分這兩種困擾，但在現實中並非如此，工作上的困擾經常演變成情感上的困擾。也就是說，擅長報告的人，會得到「金主任辦事好俐落，真讓人開心」、「金主任的中間報告做得很好，也很尊重人，他真有禮貌」、「金主任和我好像很談得來」等好評。
然而，若報告不夠明確，就算你只是說話方式不太一樣，也很容易被當成不怎麼樣、話不投機、讓人鬱悶的人。這不是很冤枉嗎？如果報告能力也會決定別人對你的印象，那麼接受這種訓練，對我們而言肯定物超所值。
或許正因為如此，暢銷書作家戴爾．卡內基（Dale Carnegie）才會說：「一個人事業的成功，只有15％取決於專業技能，另外的85％依靠人際關係和處世技巧。」
明明我就只是比較不會表達，卻因此被討厭，還真叫人冤枉。不過，話雖如此，各位不用責怪自己。韓國有句俗話說，這世上最困難的兩件事情，一個是將別人的錢放進我的口袋裡；另一個則是將我的想法放進別人的腦袋裡。
報告這件事，就是將自己腦中的想法放進別人的腦袋裡，所以當然很困難。雖然我們常會有「我再也撐不下去了」的想法，但身為一名上班族，總不可能貿然的說辭職就辭職。那麼，我們就得好好利用時間，想一想該如何將自己腦中的想法轉移到對方的腦海中，並加以練習。這將會成為你減少加班、增強心理健康的方法之一。
雖然報告真的非常重要，但就如我先前提到的那樣，沒有人會教我們該怎麼寫報告─—準確來說，應該是教不了才對。人有百百種，有些人喜歡某種寫法，有些人則討厭那種寫法。
所以，其實這沒有正確答案。我們很難武斷的說：「只要照這樣做就可以了！」
不過，就算沒有正確解答，還是有所謂的「基本功」。我一開始也不知道有這些基本功，只知道盲目的亂寫報告，所以一度感到非常鬱悶。
我還記得當初那股既鬱悶又煩躁的心情，所以我想將這些報告基本功及實用方法，分享給擁有同樣煩惱的讀者──特別是那些覺得寫報告很難、並為此悶悶不樂的人，希望這本書能帶來一些幫助。
我的個性比較好強一點，開口向別人討教，對我來說十分困難，也許正因如此，我非常喜歡撰寫關於職場能力的入門書。
藉由這本書，我想幫助那些像我一樣、難以開口向忙碌前輩討教，或是根本找不到人詢問的讀者。希望這本報告入門書，能為那些正要開始寫報告，卻無人指導、感到茫然的人，帶來一些力量。
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