大師輕鬆讀 與時間有約第830期 (電子雜誌)

時間管理需要時鐘和羅盤，你必須清楚確認什麼是最重要的事，並且依照你最篤信的原則使用時間，才能利用寶貴的時間創造最有意義的價值。
我們都很熟悉一張時間管理矩陣，用4個象限將各類活動依照重要、不重要、緊急、不緊急，區分成4類。
理想的情況下，你希望將大部分時間花在重要但不緊急的第2象限，用來做準備、做規畫，以及掌握新機會和發揮創意。然後再將剩下時間用來處理緊急的事件。至於不重要又不緊急的事，最好盡可能排除掉。
但是如果你誠實地盤點實際狀況，你可能會發現，你大半的時間，7成甚至9成的時間，都花在處理緊急的事件，其中甚至有大半時間是在處理緊急卻不重要的事情。
為什麼會這樣呢？如果我們再進一步分析這4類活動的性質，就會更清楚理解：最容易偷走我們時間的，就是那些雖然不重要卻急著讓我們分心的事件，它可能很有趣，但如果我們不能適可而止，就很容易占用我們大量的時間。
所以，一開始我們就要建立一個觀念：「能夠在同樣時間做更多事情並不是重點，真正的問題是做正確的事情。」在這個特別容易分心的時代，我們要學習的是將焦點從「緊急」轉到「重要」。
根本問題是釐清什麼是「要務」，以及如何將它擺在第一。這也是這套時間管理系統最高指導原則，同時也是原書名：「要務第一／First Things First」。
作者強調一套完備的時間管理系統，需要時鐘（達到效率）也需要羅盤（達到效用）。你必須清楚確認什麼是最重要的事，依照你最篤信的原則使用時間，不要再被一大堆層出不窮的瑣事淹沒，讓它耗盡你所有可用的時間和精力。
因此，這套系統是建立在你個人的領導能力，而不是時間管理。它要問的是如何及為何要做某些事，不只是何時要做。

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