經理人月刊 6月號/2022 第211期

管理學之父彼得．杜拉克（Peter Drucker）曾說，「在我們能夠管理時間之前，我們無法管理其他任何事情。」一天只有24小時，每個人都希望當時間的主人，展現高效率、在工作與生活間取得平衡。
然而，要做到這點，真的不容易。過多會議、太多任務、太過樂觀……。如果你認為自己時間已經不夠用了，管理企業的CEO們，擁有的時間不比你我多，不妨向這些CEO借鑑，他們運用時間的原則。

時間是動作的影子

硬要玩點文字遊戲，無論「時間管理」這個名詞，或「管理時間」這個動作，都是不成立的，畢竟時間不會因為你管理或不管理，就變長或變短。我們可以管的是，在任何特定的時間裡，我們做了什麼。 在《蘋果、亞馬遜都在學的豐田進度管理》這本書裡，讀到日本能率協會技術顧問新鄉重夫說的一句話：「時間一點也不重要，只要改善動作，自然能夠縮短時間。」就好像百米想衝進10秒，全馬42.195公里想突破2小時，頂尖好手肯定只是把時間化為目標，他們管理的是自己：找出瓶頸，修正動作，持之以恆地鍛鍊身心靈。 順著這樣的邏輯，較容易理解豐田生產制度（Toyota Production System）的一個觀念：「時間是動作影子。」你做了什麼動作，時間就跟著變化成什麼樣貌。 帕金森定律（Parkinson’s law）就是很好的例子，你有多少時間可以完成一項工作，那項工作就會延宕、膨脹、複雜化到把所有時間填滿，而且很常拖到最後一分鐘完成。這讓人忍不住懷疑，會不會誇張一點地說，我們其實只需要一分鐘就可以完成那項工作。 更貼近真實職場的例子是，上班時聊天上網做雜事，下班後走不了，只能加班做正事，於是埋怨工時很長。或是另一種更積極而嚴酷的版本：上班分分秒秒兢兢業業做正事，下班後還是走不了，繼續加班做正事。這2類人都很適合做「時間分析」，確實拆解、記錄，時間究竟跑去哪裡了。 管理大師彼得·杜拉克（Peter Drucker）的建議是，每隔30分鐘或1小時，誠實記錄自己的言行舉止。很有可能，你「實際」做的事，跟你「自認」在做的事，有相當一段落差，而這也正是可以著手管理時間的切入點。 豐田的做法則是「找出浪費」，一旦發現沒有附加價值的動作，就立刻消除。舉例來說，一名生產線工人用錐子在圓棒上開孔的作業，一支圓棒花30秒開孔，一分鐘2支。理論上，工人「1小時」可完成120根，但實際上，工人「一天」只完成80根。 我們或許可以直覺地回答，人又不是機器，沒辦法每分每秒精準無誤地鑽孔。然而，一天80支的產量，以每天8小時工時計算，相當於1小時10支，與理想上的1小時120根，相差12倍？據說，工人其實還加班了。 分析過後發現，原來錐子在完成3根圓棒的開孔，就會鈍掉，工人要排隊去砂輪機把鑽子磨利，每天重複這些多餘動作。可想而知，消除了被浪費的時間（包括改善鑽子、增加砂輪機等等），就可以增加有產能的時間。 時間是人為的刻度，就像空間一樣，原本就沒有夠用、不夠用的焦慮或困擾，只是東西塞太多，就亂；塞太滿，就擠；只放置必要事物，排列整題，易於取用，就舒適宜人。如果時間是動作的影子，那麼看一個人怎麼與時間相處，幾乎就是看出那個人的為人了。