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前言
1973年,我出版了一套名為《金字塔原理》(Pyramid Principle)的六本小冊子,探討一種可以解決報告寫不清楚的問題的新方法,尤其是在諮詢報告方面。事實上它談的就是,清楚的文件讓人一目瞭然,因為它擁有一個清楚的金字塔結構(pyramidal structure),而不清楚的文件則總是脫離那個結構。

在這個金字塔結構內的各個觀點是以為數有限的邏輯方法(往上、往下、橫向)建立關連性,使我們得以界定與它們有關的普遍性原則。因此,文章寫清楚的關鍵在於將你的思維建構成金字塔,並在你開始寫作之前先核對這些原則。

這些是我先後任職於國際管理顧問公司麥肯錫(McKinsey & Company)的克里夫蘭與倫敦營業處時所開發出來的觀念。1963年,麥肯錫從那年哈佛商學院第一批錄取的八名女學生中挑選,雇用我擔任他們的首名女性顧問。麥肯錫很快斷言:我的數字實在不行,但是卻有寫作的才能。因此,他們把我調到倫敦,與那些對於用英文寫報告有困難的歐洲人一起工作。

有趣的是,在我開始研究如何寫報告的資料時,我發現雖然有許多書籍探討如何把句子和段落寫得更好,但是卻沒有書籍討論如何組織那些句子與段落想要傳達的觀點。凡是觸及這方面主題的書籍也不過寫了些這樣的建議:「要有邏輯性」或「要有符合邏輯的大綱」。然而,究竟要如何分辨有邏輯的大綱和缺乏邏輯的大綱呢?我感到疑惑,並矢志找出答案。我發現的就是這個金字塔結構。

金字塔結構可以運用在任何你想要清楚呈現你的思維的文件上。為了方便說明,這裡有一個非常簡單的例子,說明觀點「組織前」與「組織後」的差別。

作者經歷的事件發展順序   
柯林斯來電說他無法參加三點的會議;強生表示,他不介意晚一點開會,甚至改明天也可以,但時間不能訂在十點半之前;而克利福德的秘書說,克利福德明天要晚一點才會從法蘭克福回來。會議室明天已經有人預訂了,但週四是可以的;週四早上十一點看起來是不錯的時間,你可以開會嗎?

按照金字塔原理組織重點   
我們可以把今天的會議重新安排在週四早上十一點舉行嗎?這對柯林斯與強生會比較方便,而且克利福德也能出席。這也是本週會議室唯一沒被預訂的時間。
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