文具王的工作術及基本原則１
規格要盡量統一
「統一」之章

不管是資料還是東西，整理和效率化的大原則就是要統一規格和原則。
其中的重點包括：
1. 原則要儘可能明確，不要有例外。
2. 花費少又不費事，自己就可以一直做下去。
3. 儘可能利用很普遍、容易取得的東西和方法。
4. 方法會被一直使用而不會被淘汰。

原則越簡單、例外的情況越少越好。建立原則最重要的就是不管碰到什麼案子都能不加思索地馬上整理好，沒有例外。因為，一旦容許有「其他」的例外狀況，整個系統本身就很容易在無意間瓦解。
而且，為了個人能夠使用，重要的是要儘可能花費少又不費事，可以一直用得下去。尤其方法若是一開始用是可以，但若再繼續使用的話會讓人覺得麻煩，這樣不久就自然會被淘汰了，很多方法便是如此。所以要採用某種方法時，就必須好好考慮「是否真的有持續使用的可能」。
另外，所利用的東西或規格要儘可能採用普遍的東西，這點也很重要。例如紙張的大小最好是A4，而文字性的資料最好是文件檔，圖片檔的話最好是JPEG檔，文件類則最好是PDF檔等等。特別是數位資料，若沒有特殊的軟體就無法打開的話，那麼不少以後就不會再使用第二次了，所以要多加注意。
當然為了統一，某些東西就必須有所取捨，但方法若是能善加運用的話，箇中的好處便會顯現。

01 用壓克力板統一文件的尺寸
讓所有文件的外型一致
不管是整理資料或是東西，所謂的「整理術」，最重要的原則就是要統一規格和原則。不論要整理的東西是什麼形狀，只要使其外觀一致，便能很容易地存放或是排列，要整理或是找東西也都會很方便，這應該也是大部分整理術的書等共同的觀點。

要整理的東西最常見的就是文件。在企業裡，使用的文件大小大部分不是A4就是A3。如果使用B判大小的紙張覺得不方便的話，那就應該把它通通弄成A判的大小。在整理紙張歸檔之際，要是紙張大小不一、混在一起的話，那就會很難處理、增添很多的麻煩。

通常我一拿到B4或B5的文件，除了蓋有印章或是有署名的重要文件外，我就會毫不猶豫地馬上拿去影印機把它放大或是縮小成A4。只要文字不會太小，B4的文件就算縮小成A4，閱讀起來也都綽綽有餘。即使是雜誌或報紙的剪貼，把它影印成A4或是貼在A4的紙上也都可以。

還有一種讓人很傷腦筋的狀況就是，碰到像傳真機之類的機器誤將紙張大小辨識錯誤，把A4的原稿印到B4的紙張上的這種情形。這時若把它縮小複製的話，要正好對準中央是有些難度，所以還是把它切割成A4大小好了。不過，要把沒有格線的紙張剛好切成A4，實在是一件非常麻煩的事。

不要把紙張剪成不同的形狀
因此，我就會準備A4大小的「壓克力板」。平常我是把它跟我其他的文件一起放在資料架上，要用時只要將紙張先放在切割用的墊子上，再將壓克力板放置其上，然後用美工刀將紙張周圍多餘的部分切掉就大功告成了。因為壓克力是透明的，所以紙張要剪下的部分很容易對準。不論是什麼樣的文件，我都有把握能在30秒內把它作成A4搞定。

（8-1圖說）
這是切割用的壓克力板。只要對準想要剪下的地方，然後用美工刀把周圍切掉即可。井上製作所的壓克力板有加裝止滑橡膠，可以防滑，使用上十分方便。

像報紙的剪報，如果只把需要的地方，一個個剪下來再貼到紙上的話，那會很麻煩。其實只要將有包含需要的地方剪成A4的大小，這樣就能直接歸檔。而如果連日期和報紙名稱也都在裡面的話，那就更好，自己連寫都不用寫了。

當然，市面上並沒有販售這種壓克力板的文具，於是我便利用了日本東急Hands和Home center等店家所提供的材料加工服務。不過，沒想到經我這麼一說，從事製圖量尺等加工的井上製作所便幫我把它產品化，而且他們還提供了另一種有止滑橡膠加工的特別款式。

井上製作所的切割用量尺，不但具有超群的止滑功能、不鏽鋼製的邊緣，還有抑制表面反射的「護眼防炫」設計，雖然它的知名度不高但卻是很棒的產品。壓克力板的止滑橡膠，和這種量尺所使用的是一樣的東西，由於是用專門的機器把止滑橡膠加裝進去的，所以它不會隨便移動或是剝落，耐久性也十分優異。過去一般都是貼膠帶來止滑，現在這種新的設計比過去的產品更能讓人很容易、俐落而且正確地切割東西。

（9-1圖說）
報紙的剪貼，處理的方式道理也是相同。與其一個個地裁切，還不如都裁切成A4的大小，這樣以後才好整理。

（9-2圖說）
只要使用名片尺寸的壓克力板，那麼名片的影本也可以很容易地裁切。