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說對話的技術

說對話的技術

內容連載 頁數 1/2
簡報的王牌絕招

不同於討論型的會議,簡報多半要在預定的時間內完成。如何在有限時間內持續的充分表達,端看簡報者的功力。也因此,事前的準備工作十分辛苦。

不要過度依賴腳本

辛辛苦苦編寫好的腳本,當然想在簡報時全部派上用場,但是,對於沒有自信的人,事先寫好的腳本可能反而變成一種陷阱。這個陷阱就是你試圖一字不漏的背下腳本。這種心情雖可理解,但如此一來,你在做簡報時會完全處在專心回想腳本的狀態。萬一報告到一半突然想不起來腳本上的文字,你會變得更加慌亂。

將備妥的資料或腳本在台上照本宣科,究竟好不好呢?我認為並不妥當。雖說按腳本演出不必擔心出錯,但總覺得欠缺說服力,應該沒人想要積極聆聽這樣的簡報吧。

在這裡,我推薦運用心智圖(mind map)來做簡報。

所謂心智圖是以關鍵字串起來的放射狀筆記,大腦可直接以圖示方式記憶。
關於心智圖的詳細內容,可參考《心智圖活用術》(Mind Maps at Work,Tony Buzan)一書。

基於它的五大優點,我在演講時幾乎都會用到心智圖。

①容易掌握簡報的全貌。
②可視狀況輕鬆調整內容順序。
③稍微瞄一眼即可想起內容。
④以心智圖上的詞彙或圖示做提示,可陸續浮現後續要傳達的內容。
⑤一張A4紙就足夠,不需手忙腳亂的翻閱腳本或重點筆記。

另外一個優點是可直接提供給與會者當成參考資料。

建議你試著從準備階段就寫下關鍵字,然後練習看著關鍵字做簡報,這是個不錯的方法。簡報時請盡量避免背誦或是一字不漏的唸讀資料。

比把台下聽眾當南瓜的更好方法

簡報需要站在很多人面前說話,眾目睽睽的壓力,難免令人感到緊張怯場。一旦覺得站在台上的自己像個斬首示眾的犯人,不僅會影響簡報效果,還可能引起不必要的顧慮,像是「不知道這樣的穿著合不合適?」「台下的觀眾好像不太友善」等等,愈想就愈緊張。

要防範觀眾視線帶來的緊張感,你可以選擇反過來看著觀眾。與其把觀眾想像成南瓜,不如在開場前先將視線鎖定會場內的某個人。最好是找一位看來親切的觀眾,然後打開五感天線開始觀察對方。

「今天這個人吃了什麼早餐呢?」
「不知道他爆笑的表情如何?」
「領帶結好像有點偏右耶!可能今天是請老婆幫他打的領帶。」

藉由這些想法,將自己的感覺從「一對多」轉換成「一對一」。之後再將注意力延伸至坐在他隔壁的觀眾、隔壁的隔壁觀眾……,漸漸的就能消除緊張感。

從明天起,請別再把觀眾當成南瓜了!

一開始就掌握人心的三個方法

試圖說服對方,讓他接受你的意見,可以運用第三章介紹的「五部組合法」。

但大前提是對方願意聆聽你的意見。

具體而言,你必須一開始就能掌握觀眾的心。

只不過這不是件容易的事。明明想說些有趣的笑話,卻怎麼也說不出口。一開始不順利,接下來會變得更難熬,有時也會成為緊張的原因。

對於拙於表達的人來說,這的確是個令人頭痛的問題。

要掌握人心必須具備能夠解讀當時氣氛的「洞察力」與發揮自身特性的「演出力」。

究竟怎樣的談話內容才能掌握人心,並無標準答案。但參考過往的經驗,運用下列方法可以緩和現場的氣氛,不妨試試看。

(1) 從出席者會點頭認同的事開始說起

「我想會場內有些人是滿懷期待來到現場,不過應該也有不少人是不抱任何期待出席這次研討會的吧。」

這是前面介紹的「是的組合」語法。這個方法可在開場時得到肯定的回應。假設開場白是以天氣為話題,那就將這個話題留作伏筆帶出接下來的內容。

「啊,今天天氣真好,暖洋洋的好舒服!或許有人會問說這個幹嘛!其實這次要介紹的商品跟氣候有很密切的關係。」

(2) 宣示自己的目標

「今天我的目標是,一個小時之後,也就是四點的時候,田中先生、鈴木先生,還有坐在那邊的石井先生,都能夠在聽完我對新商品的介紹後,也生動敘述這件新商品的魅力。所以,拜託大家,千萬不要在我報告時睡著了。」

簡報前先為觀眾勾勒出簡報後的畫面,可讓與會者對你的談話產生興趣。愈是具體,愈能讓人豎耳聆聽。不妨直接點出人名,或是加入一些像是「滔滔不絕」、「生動」這類能夠刺激五感的詞彙。

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