【前言】再複雜的事，簡單「四句」就能精準表達！
 
我相信，喜歡長篇大論的人應該不在少數吧？舉凡婚宴、向公司或學校相關人員自我介紹及問候致意，與夥伴閒話家常等，在這些場合中，總是有人無視旁人的煩躁反應，逕自滔滔不絕地說個不停。
 
如果不是工作所需，話多或許還算是討好他人的行徑，但諸如業務洽談、開會發言、工作上的討論等，如果在這些場合也是長篇大論的話，相信有不少人根本不知對方在說些什麼。由於該說的沒說，只淨說些廢話，因此漸漸偏離了主題，在場聆聽者全變成「鴨子聽雷」──有聽沒有懂。
 
或許連發言者本人都漸漸陷入迷惘，搞不清楚自己原本到底想說些什麼了。正因如此，他更是無法關掉話匣子，結果話就愈說愈長了。
 
反之，也有人話說得過於精簡。舉例來說，有不少人在自我介紹時，只會報上所屬部門和姓名，但可以留給對方深刻印象的關鍵資訊卻隻字未提。這樣的自我介紹，豈不是毫無意義可言？
 
除此之外，開會發言時，有些人則是自顧自地說著極盡主觀的個人想法，既不加以說明、也不提出根據，對於別人提出的反對意見甚至不去反駁。明明周圍每個受眾，都因為無法理解說話者意圖表達的內容而感到相當不滿，但當事人卻毫不在乎。
 
所以說，無論是說話過於冗長的人，還是說話太過精簡的人，都屬於無法精準表達自己意思的傳達者。如此一來，恐怕得不到旁人的信賴，也沒辦法確實完成工作，搞不好還會引起人們在背後議論、瞧不起。
 
凡是能把想要說的話歸納得相當準確的人，就能在短時間內表達己見並讓對方理解，進而說服對方。此外，由於這樣的人可以確切地表達自我，因此也能充分理解他人的意見。簡言之，就是溝通能力極強，這種人在工作績效上肯定不錯吧！

那麼，該怎麼說才能把訊息歸納得確切、表達精準呢？以及，該怎麼寫出簡潔扼要的電子郵件或文章說服對方、打動他人的心，進而成為溝通高手？
 
其實，這並非難事。不論是說或寫都無須長篇大論，倒不如學會簡短一些，更能清楚表達自己想說的內容。
 
針對這個溝通困擾，我所要提倡的就是以「四句結構」進行說、寫、讀。