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訊息分三種
 

記述、評價、規範,你得會靈活運用
 
想要更深一層了解一篇文書的構成成分,最好能先辨識出訊息的「種類」。以種類來說,訊息大致可以區分成兩大類:「描述」和「規範」。用英文來表達,就是「what is」和「what should be」這兩類。
 
描述性的訊息,是表示事物的狀態。相對的,規範性的訊息,則是表示事物應有的狀態,或者人該採取怎麼樣的行動,就如同處方。描述性的訊息還可以再區分為「記述」和「評價」,而規範訊息則只有它本身這一種。
 
於是,訊息的種類實質上可以分為以下三種:記述、評價、規範。幾乎所有的商業文書,都是由這三種訊息組合而成。順帶一提,前面提到的例子:
 
「這個寶特瓶的容量為500毫升」為記述訊息。(平鋪直敘)
 
「這把椅子非常有設計感」為評價訊息。(有形容詞)
 
「本公司一定會傾全力超越其他公司,盡快開發出XY控制裝置」為規範訊息。(有動詞)
 
這三種訊息是構成商業文書的基本素材,請務必學會如何辨識,這是邏輯表現力的基礎。
 
這時候,你最好在結尾時傳達出規範訊息
 
當你傳遞出評價訊息,但對方仍然無法理解時,或許應該輪到規範訊息登場。不管你再怎麼強調「這臺電腦真的很讚」,也都並非直接回答對方的疑問:「那又如何?你要我怎麼做?」根據當時的狀況,有時候你傳遞以下的規範訊息(在這個例子中為提案或建議):「所以你也應該那樣做」,便可以讓對方理解:「原來如此,你想告訴我,我應該也要那樣做」。大多數的時候,接收者讀取完評價訊息之後,會期待接下來出現規範訊息(所以,我該……我得……)。
 
不過,這並不能保證對方一定會贊同你,但可以確定,他已經理解你的意思。然而,如果對方連理解都談不上,更別說要贊同你了,因此說服對方的前提是,他理解你的意思。
 
當對方不理解你的訊息,學會分辨訊息的種類絕對是有利的。傳遞或者不傳遞何種訊息給對方,是促成對方理解的重要因素。另外,如同前面提到的,由於訊息與接收者很難完全切割開來,因此必須注意有時候你傳遞的,並非你真正意圖傳達的訊息種類。
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