不是計畫沒用，是做計畫的方式錯了

「規畫程序」是以有組織的方式取得相關訊息，藉以制定出有效的計畫。關鍵在於「有組織」。有效的「規畫程序」必須仰賴有組織的搜集和分析所有相關訊息，而完善的計畫就是這種努力下的成果。

在此先舉幾個例子，以便大家進一步了解替公司制定規畫過程的細節前，明白過程的價值。

假設你是建商，如果你只會蓋一種格局的房子，每間房子都一模一樣，萬一碰到想更改格局的買主，你很可能必須花很多時間才弄得清楚如何更改格局。你和客戶都會為此付出很大的代價，你也無法把房子賣給不喜歡這個樣式的人。

相反的，如果你了解蓋房子的過程，就能在必要時進行修改，並且很有效率，對買主來說很符合成本效益，你也能從中賺取利潤。你的策略很有彈性，能夠在各式各樣的社區，替各式各樣的客戶蓋各種房子，也可以在短時間內蓋出客戶想要的房子，並從中獲利。

日常生活中也有許多例子可以證明：計畫過程比具體的計畫更重要。美式足球四分衛會召集隊員，傳達教練指定的戰術，然後在進攻前評估局勢，有時必須臨陣通知隊友改變戰術；軍事指揮官也一樣，新的情勢出現時，他們會改變戰術或戰略，放棄原來的計畫；甚至優秀的廚師也是，他們必須因應食材不足或廚房出錯，當場調製不同醬汁，甚至設計全新的菜餚。

如何把這個概念運用在企業裡？如何設計規畫過程，也就是如何有組織地搜集相關訊息，制定有效的計畫呢？

制定規畫過程有五個基本步驟，每個步驟都很容易理解，只需要切實並定期執行。
1.找出合適的資訊。
2.讓每個人都參與資訊的搜集。
3.制定成功的策略。
4.在新資訊出現時修改策略。
5.經常執行。

找出合適的資訊

再以擅長規畫的船長為例，說明如何找出規畫程序中合適的資訊。船長在出海前知道他應該搜集關於潮汐、天氣、航道、以及船員是否有空的資訊。唯有取得所有相關訊息之後，才能設立正確的目標，以及抵達目的地的策略。他運用靈活的規畫過程，好在環境改變時，適時更改計畫。

企業老闆與主管也必須搜集某些類型的資訊，才能制定出正確的策略和目標。搜集這些資訊、以及制定策略和目標的過程，都可以提升企業成功的可能性，不過先決條件是要定期執行。

執行計畫過程有兩種方法：一種是傳統的方法，另一種是更規律、頻繁，也較不費時的方法，可以快速更改計畫，也更有彈性。這兩種方法都很有幫助。

傳統方法：絕佳的訓練機會

前文提過二十家公司裡可能只有一家公司有營運計畫。不過加總起來，還是有很多公司會進行某種形式的規畫活動。

大部分的公司頂多一年計畫一次，有時是在會計年度的最後三個月內執行，因為他們想搜集最新、和來年有關的資料。有些公司會讓不同主管和員工參與，他們必須花好幾天、甚至好幾個禮拜搜集和分析資料，最後再制定出計畫。

這個方法有什麼問題呢？這種形式的計畫活動的確有一些好處，例如可以幫助你學習規畫程序，這對你來說非常重要。此外，這種一年一次的規畫活動，可以搜集到合適的資料，讓你制定出詳實合理的計畫。

另一方面，也有很多主管告訴我們，這是他們一年當中唯一會「思考公司發展方向」的時候，其他時間裡，他們每天都在做「真正該做的事」。

這種密集的年度活動的問題在於次數不夠多，一年只規畫一次是不夠的。不過，傳統的規畫方式的確可以提供很好的訓練機會，讓員工能搜集適當的資料，並著手制定計畫，所以，一定要好好利用其中訓練的價值。

搜集和分析資料十分費時耗力，有很多事要做，可能也因為這樣，公司才一年只執行一次傳統的規畫方案。

這種一年一次的規畫方式比較缺乏彈性，計畫是為了當下環境所制定，一年下來，計畫往往早已過時，畢竟公司內部或外部經營環境都不斷變化，昨天有用的計畫，到了今天很可能就不管用了。
這就是為什麼需要另一種方法，唯有定期評估情勢，才能適應瞬息萬變的環境。