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高效能的主管 序言

企管書籍常常探討如何管理別人,本書則把焦點放在如何有效地自我管理。我們無法充分證明我們真的有辦法管理其他人,但我們總是可以管理自己。

要合理地展現高效能,管理者單憑聰明才智、努力不懈、或學識淵博還不夠,效能是截然不同的事情。但另一方面,要展現高效能,並不需要天賦異稟,或具備特殊才能,也不需受過特殊訓練。高效能的管理者必須做到某些頗簡單的事情,包括本書將探討的一些做法。但這些做法並非每個人「與生俱來」的習慣。我沒有碰到過任何「天生」高效能的主管。所有的高效能主管都是經由學習,才變得具備高效能。他們全都必須練習高效能的做法,直到做法變成為習慣為止。

如何成為高效能的管理者
我在長達六十五年的企管顧問生涯中,曾經和無數企業及非營利組織的執行長合作過,其中最出色的人才往往不是一般人刻板印象中的領導人類型。他們無論是個性、態度、價值觀、長短處都各不相同,從活潑外向到近乎孤僻、從個性隨和到控制慾強、從慷慨大方到節儉吝嗇,什麼樣的人都有。

他們之所以能展現高效能,是因為他們都能遵循以下八種做法:

� 他們會問:「需要完成的工作有哪些?」
� 他們會問:「對公司而言,什麼是對的事情?」
� 他們發展出行動方案。
� 他們負起決策的責任。
� 他們負起溝通的責任。
� 他們聚焦於機會,而非問題上。
� 他們召開建設性的會議。
� 他們在思考時和言談間,想的和說的都是「我們」,而不是「我」。

頭兩項做法能提供他們所需的知識,接下來的四項做法幫助他們把知識轉化為有效的行動。最後兩項做法確保組織上上下下都有責任感和有擔當。

*需要做什麼?
第一個做法是問:「需要做什麼」。請注意,不是問:「我想做什麼?」而是:「需要做什麼?」詢問有哪些工作需要完成,並且認真思考這個問題,是成功管理的重要步驟。即使是最幹練的管理者,都可能因為沒有問這個問題,而變得缺乏效能。

當威爾許(Jack Welch)接任奇異公司執行長時,他了解奇異公司需要完成的工作不是他想推動的海外擴張計畫,而是設法淘汰無法在產業中居數一數二地位的奇異事業,無論這些事業目前有多麼賺錢。

「需要完成的工作有哪些?」這個問題的答案往往包含了不只一個緊急任務,但高效能的管理者不會一心多用,他們會儘可能集中心力於一項工作上。如果他們也和少數人一樣,每天都需要在工作步調上有一些變化,才能表現得最好,那麼他們會挑選兩件事情來優先處理。我從來沒有碰到過任何能一心多用、但仍然展現高效能的管理者。因此,在詢問:「需要完成的工作有哪些?」後,高效能的管理者會設定優先順序,並且固守排定的優先順序。對企業執行長而言,首要之務可能是重新界定公司的使命。對部門主管而言,首要之務可能是重新界定自己負責的單位與總公司的關係。其他工作,無論有多麼重要或多麼吸引人,都必須暫時延後處理。不過在完成了原本的首要任務後,管理者應該重新設定優先順序,而不是開始做原始清單上的第二項工作。他會問:「那麼,我現在需要做什麼?」通常這個問題會引發不同於原始清單的新優先順序。
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