04確實找出「最花時間的作業」
 
電梯裡的「樓層」按鍵與「關門」按鍵，應該先按哪一個按鍵才能最快抵達要去的樓層呢？答案是「關門」按鍵。
 
工作的速度也會因作業順序的不同而改變。「順序」可說是工作的命脈。所謂工作順序，換個說法就是「以什麼樣的作業步驟做事」。
 
思考工作順序時，要透過以下六個步驟進行。雖然有點複雜，不過最重要的就是，「找出最花時間的作業」，然後「以此作業為核心，建立一連串的工作順序」。有了這樣的概念後，就知道電梯啟動前最花時間的作業是關電梯門，所以就要先按「關門」按鍵。
 
●【步驟①】決定工作目標
 
首先，設定接下來要進行的工作之目標，例如目的為何？要完成到什麼樣的程度等。
 
●【步驟②】把達成目標前的工作拆解成數個作業
 
每項工作都是由數項作業累積而成。從開始著手到完成階段，把工作分解為數個作業。
 
●【步驟③】估計每項作業的時間
 
接著是估計每項作業所花費的時間。十分鐘、一個小時、半天等等，以經驗來估算即足夠。在此階段不必過於追求精確度。
 
●【步驟④】找出最花時間的作業
 
找出這些作業中，需要花最多時間的那項作業。安排作業的先後順序時，就要以最花時間的這個作業為中心來進行組合。
 
●【步驟⑤】找出每項作業之間的依賴關係
 
作業之間有相互依賴的關係。找出「能夠以什麼樣的順序進行？」「哪些作業能夠並行處理？」等作業之間的關係。
 
●【步驟⑥】決定作業的先後順序
 
完成步驟①～⑤之後，最後就是找出以哪種順序進行各項作業能夠最快達標，組合出作業的「拼圖」，這樣作業的安排就算完成。做最後的拼圖時，要以最花時間的作業為核心進行組合。
 
其實，你可以在日常生活中訓練此六步驟的安排能力。
 
舉例來說，在超商結帳時，就要試著組合各種作業順序，以期用最快的速度完成結帳。假設你在超商買了便當、茶飲、甜點，「加熱便當」是最花時間的作業，因此你要把便當放在購物籃裡離店員較近的靠邊位置，讓店員可以先拿到便當加熱。這樣店員就會先結便當、加熱，加熱便當的過程中再結帳其他商品。便當加熱完成時，結帳的作業也完成了。
 
如果在日常生活中就養成這樣的思考習慣，工作時就能立刻意識到作業的順序，並且做出適當的安排。