交辦的技術〔入門篇〕：戒除「自己做比較快」的壞習慣──56堂當主管前要懂的必修課

3.0

2021/04/16

文 | 葉小鍵

與同事組隊，用 3s 把工作節點打通，建立信賴與協作關系。
連結團隊
現今，互連網除了連結網路之外，也形成一張網，連結你我，而團隊協作是大部人都會遇到的事情。曾在工作中需要帶領他人完成任務，對於怎麼樣可以讓團隊更有效率的去完成，是一個重要的課題。
那段時間須與同事一同出門工作，每天長時間搭配工作，基本上是我主導工作的安排。同事有很槽的工作惡習，總是會想要摸魚，在工作時間刷手機，常常因此延誤時間，造成我們工作的進度與時間大幅落後。
當時我苦惱很久，是否有什麼樣的方式，可以讓我有效引導同事，讓他可以完成工作，不會拖延進度，或是有什麼樣的工作流程把事情交付同事，讓他有效的完成呢？

人才值
因為閱讀小倉廣《做事的常識》，延續看到同一個作者所寫的另一本書《交辦的技術》書裡有一些觀點，讓我感受到，當時，我若這樣做些調整的話，也許情況會有所不同。工作可以順利配合的話，那麼就不會這麼辛苦，有淚自己吞。
當時我不瞭解人員的能力，只是單純指派工作，希望他可以完成。這樣的效果，明顯不佳，這裡面還是有門道的，小倉廣在《交辦的技術》一書就提到：
寫出部屬的名字，以及他擅長和不擅長的工作項目。接著思考如何以不同的組合搭配，補足部屬本身的缺點。在部屬之間連線，以表示人事能力及團隊配置等變動。

我覺得主管要有本手冊，記錄下屬的特點與能力值，擅長方向等等。比如，我們在打棒球電玩一樣會有人才值，而主管也要為自己的團隊建立人才值。教育因材施教，工作則是因材指派，不可能大家都是用相同的標準，因為每個人本身的能力有差異且工作心態也不同，交付事件讓人員可以在團隊裡發揮能力，完成任務的遂行。
有了人員能力值後，你還需要建立一份攻略指南，把工作交付的問題降至最低。

3s 概念
交付事情有可能會遇到交流與不明確的問題，花點時間把事情拆解，把固定的事情與重復的工作列出來，思考這些事情可否變成標準化讓他人執行，利用固定與重復的工作，讓同事知道做什麼與做到那裡是可以的。
工作怎麼拆分呢？這裡我覺得可以借鑑小倉廣《交辦的技術》一書裡所寫的 3s 概念。
3S，是取「標準化」（Standardization）、「簡單化」（Simplification）、「專門化」（Specialization）三個英文單詞的第一個字母而來的。

公司裡的作業要領書文件就是 3s 最具代表性的稱類之一，一份好的文件可以延伸許多標準化，在使用文件時，一定要簡單好用。

標準化
1. 使用術語，給項目通用的專業術語。
2. 事情確認的認知標準是相同的，不會產生明日是這樣，後天是這樣，讓人摸不著方向。
3. 把需求標準寫在紙上，讓人可以時常檢視。

簡單化
1. 工作不是要尋寶解迷而是要簡單直接的完成工作，比如，可以用計算機計算，就不要用頭腦來計算。
2. 簡化步驟，對於工作流程簡化，一套行動集儘量在三個步驟完成。
3. 不要說前因後果，直接說你要什麼。

專門化
1. 給某個同事持續的做，讓他不停的練習某個節點，提升完成率，降低出錯率。
2. 給專門化的工作定義一個工作名稱，比如，鉗工專業人員，檢貨專業確認者。
3. 保持服裝整潔，讓人看來具有專業感。

小結
團隊協作與遊戲裡組隊打怪本質是相同的，我們都是需要在執行任務的過程獲得成就感與認同感。我們就好象西遊記裡的取經小隊一樣，每天都有任務，有領頭者，有執行者，有後勤者，只有瞭解隊員的能力值與特點屬性，拆解工作，透過標準化，簡單化，專門化，交付工作給同事，讓同事完成靠譜的回復。
有時同事並不是不想完成工作，而是在工作中感到迷茫，當我們把事件交付給同事時，也許你交付是信賴與協作關系。

展開

選擇語言

:::網站搜尋

交辦的技術〔入門篇〕：戒除「自己做比較快」的壞習慣──56堂當主管前要懂的必修課

9折$ 225

全部書評 | 共1則書評

評鑑星等(可複選)

評鑑日期

得獎認證