導讀／林明政
跨越專案管理的鴻溝

設想你是一位專案經理人，星期五下午四點鐘，老闆要求你在下班前提供一份專案進度報告，必須包括下列內容：

1.專案有哪些部分是如期進行？哪些是進度超前或落後？

2.專案每個主要任務都是由誰負責？

3.專案預算執行績效？

4.專案是否符合預定目標？

5.目前遭遇到哪些主要問題？

6.整體而言專案進展如何？未來三個月呢？

你認為需要花多少時間來準備老闆所要求的這份報告呢？要如何在一份報告中呈現這麼多資訊呢？而老闆又會花多少時間來研讀呢？

「溝通」這道介於專案經理人和老闆之間的鴻溝，應該是專案經理人經常必須面對的最大的挑戰，它大約占掉專案經理人80%的時間；溝通既費時又吃力不討好，但是它也是決定專案績效優劣的關鍵因素。專案管理知識體系（PMBOK，Project Management Body of Knowledge）告訴專案經理人及專案團隊成員如何透過九大知識領域和五大流程群組；如何起案、規畫、執行、監控和結案；如何運用各個流程的知識、技能、工具與技術於專案活動上，可是在這些眾多的硬實力背後，「溝通」這個軟實力卻往往被視為理所當然人人都會，未曾有人加以深入探討。

除了老闆之外，每個專案還有其他需要形形色色溝通的關係人（Stakeholders），專案關係人對專案的了解，往往必須藉由專案經理人，透過專案管理績效報告來溝通，但是從過往經驗看來，一般專案經理人呈現在關係人面前的報告，不是運用高級套裝軟體所做出的冗長流水帳，就是言不及義的空泛口頭承諾。由於不同的專案關係人對報告的要求也不同，因此如何有效管理關係人期望就成了專案管理最重要的修練課題之一了。專案的成敗取決於對專案關係人的有效溝通，此所謂「成也關係人，敗也關係人」。

各行各業中許許多多經過專案管理知識系統洗禮的國際專案管理師（PMP，Project Management Professional）證照持有者，或許多少都會將PMBOK運用在專案上，然而卻往往不知如何和專案關係人做有效的溝通。溝通到底重不重要？PMP取其諧音，俗稱「拍馬屁」。什麼是拍馬屁？就是與各式各樣的關係人溝通！而誰是關係人？所有會影響專案成敗或會受專案結果影響的個人或團體都是，這包括董事會成員、管理高層、顧客、供應商、股東、媒體記者，甚至競爭對手，他們希望知道此專案會如何影響他們的既得利益，卻又不想浪費太多時間去了解，所以對冗長的報告是沒多大興趣的。

有效的溝通講求的是right people, right time, right information三大原則，對於長期深為如何管理關係人期望所苦惱的PMP證照持有者及一般專案管理從業人員而言，《一頁紙專案管理》系列書籍的作者，透過一頁紙專案管理報告，讓專案經理人能夠在最省力、最省時和最省錢的條件下，將專案關係人所要求的各式各樣績效報告融合在一頁的報告裡，確切落實「在對的時間，將對的資訊，傳送給對的人」的有效溝通精神，這真是協助專案經理人「跨越專案管理鴻溝」的好書。

有別於作者克拉克‧坎波（Clark A. Campbell）其他著作中僅採用A4作為一頁紙，這次和本書另一位作者麥克‧柯林斯（Mike Collins）將A4一頁紙擴充為A3一頁紙，結合OPPM和源自豐田公司的A3報告(本書第4章)，讓OPPM和策略推展結合，並記載專案如何與策略願景保持一致性，將讀者群擴展到負責策略執行的高階經理人和企業領導者，不是只局限於一般專案管理從業人員。（OPPM系列相關書籍讀者可自行上網參考http://www.oppmi.com）。