當你在說話時，不要先從想說的話，也就是「枝葉」開始，應先向對方介紹整體全貌（森林），讓對方的腦中對此事有一個大概的印象和想法，其次說明內容的重點（樹木），接著再做詳細解說（枝葉）。一旦掌握這項技巧，就能讓你在報告、連絡和商談超乎想像地流暢。
 
★事先決定「開場白」及「說明與說明之間的銜接詞」
 
所謂說明與說明之間的銜接詞，即承接森林與樹木、樹木與枝葉之間的接續詞。只要事先決定好「可是」、「具體而言」等讓話題順利展開的連接詞，就算站在主管或客戶面前，你也能有條有理、毫不怯場地進行報告、聯絡與商談。
 
一旦可以掌握這些細節，經過日積月累的學習與訓練，就能夠讓你建立更專業的形象。
 
◎回答對方「真正想聽」的答案
 
向主管「報連相」時，有時也會受到對方的質問。
 
比方說，當主管問到：「你跟○○先生約時間了沒？」，你通常會如何回答？
 
這時我想大多數的人都會先回答理由或背景。例如「○○先生好像出差了」；更糟的是，甚至還有人會繞一大圈回答：「我剛剛遇到○○先生，他好像很忙，想跟他搭個話卻一直找不到機會，好像是因為他的部下突然沒來的樣子。」

這時候，其實提問者內心所想的是：「重點是你究竟有沒有跟對方約時間，還是改天再約！快點告訴我！」
 
而在這類案例中，你應該先回答提問者最想知道的事——「是否已跟對方約時間」，之後再視情況補充周邊資訊。

換句話說，
亦即先回答「是，已經約好了」或「沒有，還沒約時間」。
 
此時，應該根據情況而定，當主管聽到「沒有，還沒約時間」的答覆時，可能會當下更改決策，像是「這樣啊，那我再跟○○先生連絡吧」等；因為對決策者而言，你所提供的周邊資訊不過是干擾罷了。
 
其他像是遇到主管以責問的口吻問道：「你究竟想表達什麼？」、「為什麼會延後？」等，大多人都只會直接回答「對不起」，而不回答問題的本質，就個人經驗而言，通常這種答覆只會火上加油而已。
 
因此，以後不管是面對5W1H（what、where、when、why、who、how）的複雜問題，還是Yes／No的單純是非題，鐵則就是針對對方的問題，回答對方想聽的答案。
 
◎及早向主管確認
 
工作時最令人困擾的事，莫過於主管或客戶要求緊急變更決策方向。