「無法丟掉的理由」，是因為以下兩種心態在作祟：
 
一、總有一天會派上用場
 
第一種心態是「只要擁有它，總有一天應該可以派上用場」，這種預設性心理，令人很難下定決心扔掉物品。這種人可以說是將資料、物品的目的，由原本的「利用」變成「擁有」了。如此一來，就會慢慢的過度保存，甚至淪為「蒐集癖」。
 
二、只有放在自己手邊才能安心
 
另外一種心態是「只有放在自己手邊，才能夠安心」，所以桌子的周遭往往會用物品、文件築起高牆。這種人只有在文件、物品的層層包圍之下，才會覺得自己擁有可以安心工作的「聖域」。
 
在此建議有這兩種心態的人，不論是在獲得資料或是製作文件時，都和食品一樣設定「有效期限」，只要過了有效期限，就無條件丟掉。
 
你可以根據用途、性質，將資料、物品歸納成以下三種類型。要判斷手邊的東西是屬於哪種類型時，即可派上用場。
 
有效期限（1）   6個月～最長2年
 
價值會隨著時間而遞減的東西。例如：文件、新聞報導、雜誌報導。
 
有效期限（2）   3年～5年
 
機能會老舊的東西。例如：電腦、使用說明書、型錄。
 
有效期限（3）  長期持有
 
放越久越有價值的東西。例如：預測的報導、日誌、日記、回憶檔案夾。
 
活用7個道具，亂得恰到好處
 
在辦公室裡，有7個道具可以供大家使用，這些東西其實也不是什麼特殊的道具──釘書機、便利貼、長尾夾、螢光筆、透明檔案夾、彩色標籤、B6便條紙──都是我們垂手可得的簡單用品。
 
每一種用品都有統一的規格，而且堅固、耐用。另外，這些東西在文具店都買得到，而且價格相當便宜，所以大家使用起來應該都能隨心所欲，不會有任何顧忌。
 
請大家一定要備齊這7個道具，而且要精熟使用方法。如此一來，一定能夠提升每天的工作效率。
 
（1）釘書機
 
可攜式的小型釘書機最方便。和備用釘書針組合成套，釘書針用完的時候，就不會慌張。
 
重點：可輕鬆固定、黏貼、裝訂的萬能小道具，可以當作固定文件的道具使用。不需要用膠水，也不需要在文件上打洞，非常方便。
 
（2）便利貼
 
顏色至少3種，請選擇2.5公分和7公分的正方形便利貼。
 
重點：任何地方都可以貼，而且可以撕下來。將尺寸和顏色搭配在一起使用，就可以當成「標記」、「便條紙」使用。