第1章  被說報告廢話太多，我該怎麼辦？
 
◎簡報高手賈伯斯，常用的聚焦思考法
【情境1】花五天做了四十頁簡報，卻被主管打槍
──聚焦於宗旨、目標、作業範圍、相關人員，才是簡報的關鍵
 
Q：前幾天陪同主管拜訪新客戶，接到吩咐要製作一份品牌計畫提案報告給對方。由於跟客戶約定好隔週一交資料，所以我從星期一開始就充滿鬥志，埋頭苦幹五天，完成長達四十頁的簡報。但星期五滿懷自信的交給主管審閱後，竟然被批得滿江紅，只好週末也到公司加班。因為主管說：「就照你的想法製作報告吧！」我充滿鬥志的接下這項挑戰，結果卻是不及格，實在太丟臉了。
 
A：真是搞砸了！你製作報告時，諮詢過主管嗎？
 
Q：雖然主管說過：「有問題隨時可以找我」，讓我感覺踏實許多，但是說真的，實際操作時，我連要問什麼問題都不知道。
 
A：我還是新人時也常惹主管生氣，真的很難拿捏。如果每個問題都一一向主管確認，一定會被唸：「這種問題，自己查就可以了。」所以剛開始時，真的不知道如何區分哪些才算是真正的問題。
 
Q：除了準備資料，也希望你能告訴我在準備會議或洽商諮詢時，應該事先在腦子裡架構什麼樣的概念或想法。
 
A：原來你想知道工作該如何著手。要與自己以外的相關人員（例如：主管、客戶等）溝通時，更需要事先整理思緒。重點有以下四項，我會再針對各項目的定義詳細解說，平時請依據以下項目整理工作思緒。
 
1. 宗旨
 
A：根據這個概念思考，請問你這一次的工作宗旨為何？
 
Q：讓主管肯定我的報告。
 
A：我不這麼認為。這應該是達成目標的必經過程，而不是宗旨吧？再重新思考一次，你為什麼要製作這份報告？
 
Q：目的是要提升公司的營業額。
 
A：沒錯！這次的工作宗旨不是讓主管肯定報告，而是拿到訂單，提升公司的營業額。如果你沒有先建立這個觀念，只是一味希望受到肯定，當製作報告資料時，會因為顧及主管的感受，專注於報告的形式而不是客戶的想法，如此一來，等於浪費時間。再加上你會覺得這個也能用、那個也能用，而抓不到重點，很可能製作出一份讓客戶看不順眼的報告。