讀書日
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第1章  被說報告廢話太多,我該怎麼辦?
 
◎簡報高手賈伯斯,常用的聚焦思考法
【情境1】花五天做了四十頁簡報,卻被主管打槍
──聚焦於宗旨、目標、作業範圍、相關人員,才是簡報的關鍵
 
Q:前幾天陪同主管拜訪新客戶,接到吩咐要製作一份品牌計畫提案報告給對方。由於跟客戶約定好隔週一交資料,所以我從星期一開始就充滿鬥志,埋頭苦幹五天,完成長達四十頁的簡報。但星期五滿懷自信的交給主管審閱後,竟然被批得滿江紅,只好週末也到公司加班。因為主管說:「就照你的想法製作報告吧!」我充滿鬥志的接下這項挑戰,結果卻是不及格,實在太丟臉了。
 
A:真是搞砸了!你製作報告時,諮詢過主管嗎?
 
Q:雖然主管說過:「有問題隨時可以找我」,讓我感覺踏實許多,但是說真的,實際操作時,我連要問什麼問題都不知道。
 
A:我還是新人時也常惹主管生氣,真的很難拿捏。如果每個問題都一一向主管確認,一定會被唸:「這種問題,自己查就可以了。」所以剛開始時,真的不知道如何區分哪些才算是真正的問題。
 
Q:除了準備資料,也希望你能告訴我在準備會議或洽商諮詢時,應該事先在腦子裡架構什麼樣的概念或想法。
 
A:原來你想知道工作該如何著手。要與自己以外的相關人員(例如:主管、客戶等)溝通時,更需要事先整理思緒。重點有以下四項,我會再針對各項目的定義詳細解說,平時請依據以下項目整理工作思緒。
 
1. 宗旨
 
A:根據這個概念思考,請問你這一次的工作宗旨為何?
 
Q:讓主管肯定我的報告。
 
A:我不這麼認為。這應該是達成目標的必經過程,而不是宗旨吧?再重新思考一次,你為什麼要製作這份報告?
 
Q:目的是要提升公司的營業額。
 
A:沒錯!這次的工作宗旨不是讓主管肯定報告,而是拿到訂單,提升公司的營業額。如果你沒有先建立這個觀念,只是一味希望受到肯定,當製作報告資料時,會因為顧及主管的感受,專注於報告的形式而不是客戶的想法,如此一來,等於浪費時間。再加上你會覺得這個也能用、那個也能用,而抓不到重點,很可能製作出一份讓客戶看不順眼的報告。
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