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背對問題思考,才能正面解決問題
馬利是人口一千兩百萬的非洲內陸國家,其中半數每天生活費用不到一歐元。聯合國設定的千禧年發展計畫的目標之一,是在二○一五年之前讓全球受飢餓所苦的人數降低至少五○%。問題是如何結構性的降低馬利的飢荒。
為什麼要背對問題思考?
上述例子涵蓋了困難任務的所有要素:問題界定明確,範圍清楚,有野心也有可度量的目標。我們的第一步很清楚──設定目標──接著,我們要如何解決問題?
最平常的著手辦法是進行人們稱為「分析」、「診斷」或「評估」的工作。分析、評估、診斷是什麼意思?多數案例中,這意味著蒐集問題的資料。在馬利的案例中,這可能代表集合一大堆聯合國發展援助報告的檔案、馬利的地理資訊、馬利和鄰近國家的社會動態、貧窮指數等等,隨隨便便就要花上幾天(甚或幾星期)來閱讀這些資料以消化訊息。不過這些訊息要如何達成某種結論,給可憐的馬利人帶來援助?
在這個階段,我們要定義一下何謂「良好分析」。良好分析就是根據實際訊息,提出問題的答案,以有助於找出最佳解決方案來達成某個目標。在上述的例子中,目標很明確,但是我們在提出解決方法之前,我們要回答的問題是什麼?有沒有任何明顯的解決方法可以測試?除非你知道要找些什麼特定資訊,否則分析階段可能會像尋寶遊戲一樣,浪費一堆時間,最後往往做出欠缺立論基礎的評論。
遺憾的是,把進行分析和尋寶遊戲相混淆的情況卻很普遍。在一些案例中,大家往往困在資料、報表和筆記中無法脫身,這種現象稱為「分析造成的癱瘓」(analysis paralysis),資料的蒐集永無止境,以致於沒有人有辦法把資料整合成有用的資訊,更不要說一個有條理的解決方法。典型的情況是,進行一連串的「分析」(其實是狂蒐資料)之後,接著魔杖一揮,資料就變成了解答。案子迫於時間必須結束,而不是等大家對解決方法有共識。
這不是合理決策的好基礎。我們要做的是在野心和分析之間的一個步驟。分析是手段,並不是目的,我們必須從最後面開始,倒回來做,這個步驟叫運用「分析架構」來思考。
一個架構,基本上就是用一個圖表來說明不同的概念(或向度、觀點、驅動力等等)是如何連結在一起。我們在本書所討論的分析架構,是用結構的形式,把「分析」跟「設定的目標」連結起來,以便決定哪些分析必須進行,為什麼要做這些分析。因此,真正解決問題的程序是從運用「分析架構」開始。
大多數解決問題的運作,時間多半花在分析上頭。這麼做相當合理,畢竟,重要決策應當有個穩固的基礎。遺憾的是,分析的品質時常讓人失望。如此導致的典型負面影響包括:浪費時間,從頭到尾沒產生有洞察力的觀點,解決方法禁不起考驗,做成決策的關鍵資訊本身就有問題。
工作團隊執行企劃案時,花在分析的時間不是太多就是太少,神仙島的案例就是個好例子。以這個案例來說,關鍵課題不該是市場規模的大小,遊客人數預估會有多少才是重點。這個團隊對市場的規模研究過了頭(在本案例中,市場規模其實是穩定而且可預測的),卻對市場佔有率做太簡單的假設(真正該打個大問號的其實是這件事情),這就是我們所謂的資源配置不明智。知道自己的心力該擺在哪裡,是良好分析的關鍵:知道什麼時候要仔細推敲,什麼時候運用現成的資料就已足夠。
要得到好的分析,關鍵作為並不是探索資料、對專家做幾次訪問、進行根本原因分析和組織創意研討會。如我們在前面幾章所看到的,好的分析必須要回答特定問題或測試假設。也正因如此,所有新的資料都必須放進分析架構裡頭,看看它們能提供什麼見解。在這種前提下,凡是無助於分析架構的努力都毫無價值。可是企劃團隊幾乎毫無例外的,一開始就追著資料跑,不知道自己真正要找的是什麼。
即使分析的重點放在解決方案或是分析架構上,它的評估也未必排除了合理的懷疑—看似合理、但相當可疑的結論。因為,企劃團隊常常會偷懶,想快速取巧的作出結論;結果導致令人質疑的結論(像是市佔率六%的論點,這數字到底怎麼得來的?)、缺少充分依據,因為他們根據的是不可靠的資料,要不就是歸納出錯誤的結論,資料解讀不正確,推論太薄弱,或提出的意見缺乏實據。在這些情況下,所謂的解決方法往往只能當成很有意思的看法,而非經過測試的解答。
測試假說或是依據事實回答問題,往往比乍看之下來得困難。因為我們知道,實際上可取得的資料從不曾十全十美,資料要不是不夠完整,就是不夠客觀、太過時,太簡略或是根本拿不到任何資料。收集原始資料時往往同時得排除看似合理的可疑訊息,因此得用聰明的方法,還得勤奮的工作。這,太難了。
到頭來,就算你不遺餘力地找出答案,並測試出正確的解決方法,你還是需要加上一些推論。分析過去,你可以運用實際資料,但是要預測未來,你只能根據一些推論來建立案例。做推論對多數人來說並不是自然的事,他們往往做得太匆促、太簡略、太自以為是。推論會影響你對一個解決方法有信心(或懷疑)的程度,非注意不可。