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時間經濟學:最佳工作時序白金四原則, 讓時間價值極大化的「鬼速工作術」

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內容簡介

  超時工作陷入絕境,該趕工還是休息?
  老闆插隊、同事請託的工作,如何排除?
  怎樣脫離「老是在找東西」的困境?
  偷師祖克伯、賈伯斯的訣竅,讓「時間價值最大化」!
  4個關鍵、6種訣竅、10大準則,
  減少60%工時,做到120%效果!

  ★小心!別再落入「四象限法則」的陷阱!
  高達90%的人在安排工作時,都遵照一般商管書籍介紹的「四象限法則」:將該處理的工作分成「重要且緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」、「不重要也不緊急」四個象限分類,從「重要且緊急」的工作開始處理。

  你是不是也在這90%之中?上班時總是優先處理重要且緊急的工作。然而工作依舊做不完,每天總是最後一個離開辦公室,為什麼?

  經費結算、填報表、電話應答、郵件往來、內部溝通……。即使知道要以重要的工作為優先,不重要的工作還是非做不可;但前一件急事還沒完,新的急事又來,而那些看似不重要的工作就愈堆愈高,這就是現實。固執於重要緊急的工作,只會使日常庶務停滯,讓你永遠被瑣事追著跑。

  為了改善這一點,你必須學會「拆解工作的技術」,也就是「工作模組化」!

  ★賈伯斯、祖克伯老是穿同一套衣服,為什麼?
  「工作模組化」的關鍵之一,在於將「大工作」分解成「小工序」(步驟),並將各種工作中相近的工序重組在一起,批次處理。

  這不只能讓你獲得「自動化產線」的超高效率,你也會在分解工作的過程中,找出「可省略」或「可優化」的步驟,讓自己「效率最佳化」、「時間價值最大化」!

  那麼,省略什麼步驟,才能有最高效的產出成果、節省下最多的時間?
  答案就是「決策」(下決定)。

  舉個例子,假設眼前的籃子裡有紅球和白球,要你在20秒內用手盡量把球取出。如果不管顏色的話,你一定能拿出很多球;可是一旦規定「只拿紅色」,你能拿出的球就勢必減少許多。光是判別顏色,效率就大幅降低,何況是更複雜的工作?

  同理可證,賈伯斯和祖克伯總穿同樣款式的衣服,就是為了「減少決策次數」,他們針對特定情境,事先設立「決策準則」,才能有更多時間,投入到自己真正想做或該做的事情上。

  ★跳脫困境、突破進度壓力的絕技:

  ►►預知「臨時任務」的發生,從此遊刃有餘

  許多臨時工作,並非真的「臨時」才出現,默默之中其實都有著固定的時間,比方說月初或月底、會議前後之類的。試著審視一下自己最近接到的臨時任務,就能發現它們出現的規律,進而為這些事情先空出時間,再也不會手忙腳亂!

  ►►任務「視覺化」,工作的瓶頸一目了然
  你對於工作安排總是不知如何下手,為什麼?因為你只是在腦裡空想!人對於抽象的概念,總是較難反應過來。這時最簡單的方法就是「寫筆記」,把自己的待辦事項一項項寫下來,或者再搭配其他圖表(如工作日誌、甘特圖等)加以管理,看過一遍之後,你的大腦自然就會理出思路,知道要如何安排了。

  ►►掌握工作耗時長短,進度安排更準確
  你有為自己的工作項目實際計時過嗎?不妨試一次看看。你很可能會發現:本來以為只要半小時的事情,實際上卻多花了一倍以上的時間。這是因為人的「心理時間」和「實際時間」是有差距的,如果沒有實際測量並記錄下來,你的時間規劃永遠都會有極大的誤差。

本書特色

  ★讓你「事倍功半」的錯誤常識V.S.讓你「事倍功半」的正確作法,帶你跳脫常識陷阱!
  ★掌握時間價值4原則+實踐10大決策準則,幫你減少60%工時,做到120%效果!
  ★6大精準整理訣竅,打破超時工作的惡性循環,不只改變工作效率,更改變你的人生!

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  專文推薦

  張永錫/時間管理講師

  盛讚推薦
  趙胤丞/《拆解問題的技術》作者
  Mr. Market市場先生/《商業周刊》財富網專欄作家
 
 

作者介紹

作者簡介

美崎榮一郎


  商品開發顧問、演講家暨創業家。曾任職於日本花王商品開發部門,以專案經理人的身分活躍。初入職場時,每月加班上百小時,後嘗試調整工作方式,彙整出本書精華,再也不必加班,實現「中午12點上班、下午5點下班」的理想生活。有「超級上班族」(Super Salaryman)的美譽。

  任職花王期間,曾與Nikon共同開發「多視角圖像解析系統」,並參與研發Attact(一匙靈)、Sofina(蘇菲娜)等系列暢銷產品。獨立創業後開設「工作效率化」、「筆記術」、「數位助理使用法」等主題研討會,曾獲TOYOTA、PANASONIC、SOFTBANK、CANON等知名企業邀約演講。NHK等多家媒體競相報導,雜誌專欄邀約不絕。

  著有《成功者的筆記本都記些什麼?》、《為何一流外商企劃都習慣列出早晨清單》、《丟掉50個壞習慣,懶熊也能訂做成功新生活!》等暢銷書。

譯者簡介

羊恩媺


  淡江大學日文系畢業,譯有《斷捨離》、《5個習慣讓你自然瘦》、《不懂暗示心理學,講到死也沒人聽》、《活用你的本質力》、《日本酒的趣味研究》、《壽司的常識與非常識》、《佐賀阿嬤給我的人生禮物》、《阿嬤,我要打棒球!——佐賀的超級阿嬤》、《情緒行為操控心理學》、《換個說話口氣,孩子就會聽》……等多本譯作。現旅居日本,為專職譯者。
 
 

目錄

推薦序 善用時間,你有更經濟的選擇──張永錫/時間管理講師
前 言 識破理論陷阱,奪回時間主導權

第一章 你的工作總是混亂無序,為什麼?──害你一直加班的六大因素
讓你「忙得要死」的元凶
行事曆外的不速之客
在對的地方,做對的事
別傻了!你的善變不會改變
管理工作之前,先管好情緒
賈伯斯總穿同款衣服的原因
錢能解決的,都不是問題

第二章 時間不是金錢,它比金錢更珍貴!──決定輕重緩急的四大原則
「時間價值」最大化的關鍵
【原則1】地點不同,該做的事也不同
【原則2】環境不同,工作效率也不同
【原則3】時段不同,專注程度也不同
【原則4】身體狀況不同,工作表現也不同
一封商務書信,要花多少時間?
「心理時間」與「實際時間」的鴻溝
半小時的工作變成一小時,為什麼?

第三章 掌握拆解工作的技術,再也不加班!──工作管理模組化,省時又省力
對「四象限法則」的誤解
事情太多?還是你老做白工?
用「生產線思維」解讀你的工作
流程模組化的第一步
高績效產出,一次做好一件事
工序重構,零碎時間也有價值
幫「虛胖」的工作做體檢
省略哪個步驟,效率提升最多?

第四章 拆解之後還是沒效率,為什麼?──秒殺費時庶務的絕技
專案效率化,關鍵在擊潰「瓶頸」
洞察「瓶頸」的火眼金睛
抓住「流動」的瓶頸
經驗,就是你的加速器
前置布局,瑣碎問題迎刃而解
絆倒你的,都是被忽略的小石子

第五章 時間不是問題,你才是!──斬斷迷惘、加速決策的十大準則
樹立準則,效率突飛猛進
【準則1】 「先來後到」是鐵則
【準則2】 工作開始當天,就要採取行動
【準則3】 多工處理時,以熟悉的優先
【準則4】 錢再賺就有,但時間賺不回
【準則5】 你把問題交給錢,錢把時間交給你
【準則6】 不接受請託,除非真的有空
【準則7】 夥伴愈快,你愈快
【準則8】 下屬的諮詢,是最優先事項
【準則9】 打死不相信明天的自己
【準則10】 少一個管道,少一次分心

第六章 精準整理,打破被工作追趕的惡性循環──改變效率、更改變人生的六大訣竅
預知臨時任務,怎麼做?
任務視覺化,時間規劃更靈活
工作啟動!把握黃金三十分鐘
小事安排好,始終渾身是勁
領導者的必做清單
在絕境中「撥亂反正」的必殺技

後記 時間「有價」,你會投資在哪?

 
 

推薦序

善用時間,你有更經濟的選擇

時間管理講師 張永錫


  還記得一九九五年時,我是一名土木工程師,在一家台日合資的營造廠任職。每天早上,我會列出「今日工作清單」,放在襯衫前的小口袋。

  我的工作場域可分為現場及辦公室兩處,核心是巡邏工地及混凝土場、灌漿工程、材料實驗;行政工作則有製作表單(實驗結果、請款)、寫簽呈等。

  當然,每天都免不了其他臨時任務的出現,靠著口袋裡的工作清單,讓我在狀況出現時,都能擁有判斷優先順序的準則。這在當時看來似乎已算是管理有方,沒想到在美崎榮一郎先生的《時間經濟學》一書中,我竟又發現許多當年不足之處,若是早看到這本書,我應該會少加很多班。

  本書作者認為,工作中有許多重要緊急的事情,卻因為臨時任務太多,無法在期限前完成。他不只提出「以必然有臨時任務為前提,來安排事務的優先順序」,更從生產線對工作的「分割及重組」中獲得啟發,主張我們可以活用相同的概念來因應日常工作,步驟大致如下:

  1.將各項工作分割成不同工序
  我們應該在一早或一週的某固定時間,把未來即將發生的工作,拆分成一個個可以行動的工序。

  2.重組分割後相同的工序
  各個工作中的工序,有些是相同的(例如:影印、寫郵件、打電話、訂票、外出、製作表單等),就可以列成同一個清單,批次處理。

  3.將零碎時間用來處理相同工序的瑣碎工作
  在重要事項(開會、出差等)之間的零碎時間,批次處理瑣碎行動清單。

  在撰寫本書序文時,我也用了分割及重組的技巧。
  首先,我先詳細閱讀本書兩次,圈點重點。
  接著,將所有的關鍵字打字出來,用心智圖整理,列出最重要的五個概念。
  最後,每個概念寫上一百五十字,重組成本篇序文。
  我自己在書寫拙作《早上最重要的3件事》、《不成功,因為你太快》兩本時間管理書籍時,也是運用同樣的技巧,把整本書的寫作,拆解成一個又一個的段落,一次完成一段,再重組起來。

  回想一九九五年還是土木工程師的我,可改進之處就在於:除了列出每天最重要的幾件事之外,還應該常常檢視工作流程,加以分割及重組,利用零碎時間批次處理。

  這樣一來,臨時任務出現時,就能立刻對比今天重要事項及行動清單,決定當下該採取的行動,如此運用時間,一定能更高效經濟。

前言

識破理論陷阱,奪回時間主導權

美崎榮一郎


  你會拿起這本書,其實就代表:你是一個工作能力很強的人。
  因為會煩惱本書的主題「安排優先順序」的人,絕對得同時處理許多工作。
  不知該說是幸運還是不幸,工作往往都會集中在工作能力強的人手邊。
  如果你負責許多工作,並且因為工作處理不完而覺得「我工作能力真差」的話,那就是你的誤解了。
  你不是工作能力差,只是不擅長安排工作的優先順序罷了。
  一般商管類書籍所介紹的「安排優先順序的方法」,大多是「緊急度和重要度的矩陣」,也就是「四象限法則」。

  將該處理的工作分成「重要且緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」、「不重要也不緊急」四個象限分類,從「重要且緊急」的工作開始處理。

  你是否也曾聽過呢?而且應該在面對每天的工作時,想著要從緊急且重要的工作開始處理。
  然而,工作還是一樣做不完,每天離開公司的時候,都已經是深夜了。
  每天拚命處理接二連三飛來的工作,所以疲勞也無法消除……。
  這是為什麼呢?
  這點我會在本書的正式篇章中詳細解說,其實,就算照著這個矩陣來安排工作,你也無法順利處理完工作。
  你應該也有這樣的經驗吧?
  比如你拚命寫著明天就要截止的重要提案書。
  結果,主管對你說:「之前一起商談的○○工業的佐藤先生的名片,你能不能馬上給我?」
  雖然你在心中臭罵:「那種東西不會自己去找喔……」但還是說著:「請稍等。」然後從名片夾中找出負責人的名片,遞給主管。
  從主管的座位回到自己的座位時,這次換成後輩問你:「這份資料是放在哪個檔案夾裡?」
  你告訴他:「喔~這個啊,這是在『業務部檔案夾』中的『XX檔案夾』的……。」然後回到座位。
  接著,辦公桌上貼著「△△公司的鈴木先生來電。請回電」的便條。你打了電話,發現上星期交貨的商品當中,有一部分是瑕疵品。
  所幸△△公司就在開車約二十分鐘能到的地方,所以你馬上從公司裡的倉庫選了代用商品,送過去賠罪。
  回到公司之後,再去向商品部提交客訴報告書,等到回過神來,已經是傍晚時分了。
  明天要帶去客戶那裡的提案書,只寫了一半。
  從這個時候開始,你一股腦兒埋頭努力,好不容易把提案書給寫好了,但看看時鐘,早已超過晚上十點……。

  明明知道製作「重要且緊急」的提案書要最優先處理,可是其他工作不斷插隊進來,害得本來該做的工作完全沒有進度。在現實的商場上,這樣的情況很常發生。

  撇開向客戶賠罪、交貨不談,以前述的矩陣來思考,像這樣插隊進來的工作,幾乎都屬於「不重要但緊急」、「不重要也不緊急」這兩類。意思就是說,優先順序應該確實比「重要且緊急」的工作低。話雖如此,我們也不能說「那個工作的優先順序很低,我現在不做」吧。

  只要最優先處理重要的事情即可──基本原則是這樣沒錯。但是在現實世界中,卻總是會有工作插隊進來。
  不僅如此,工作這檔事也不是只要把重要的事處理好就結束了。
  經費結算、做報表等例行公事,以及電話應答、郵件回信、查些資料、與公司內的人溝通……。連這些瑣碎的事全都做完,工作才算結束。
  事情會不斷從天而降,如果只固執於重要且緊急的工作,就會使得日常庶務停滯,導致工作執行不力的下場。
  「即使知道要以重要的工作為優先,不重要的工作還是非做不可」,這就是現實。
  既然這樣的話,我們該怎麼辦才好呢?
  那就是以有插隊進來的工作、瑣碎的工作為前提,來安排優先順序。

  講得更誇張一點:安排優先順序,就是決定「現在該做什麼」。不管重要度或緊急度,在分配的時候,要讓自己能處理完手上所有工作,這樣才能使工作最佳化,獲得工作效率提升的結果。

  這種時候,決斷的基準就是「時間的價值」。分配工作要能讓「現在」這個時間的價值最大化。
  舉例來說,你早上去公司最先做的工作是什麼?
  很多人應該都會回答「看信跟回信」吧?
  可是在一大早的時段,頭腦最清楚,電話也不太會響。這麼一想,各位不覺得把時間撥給規劃戰略或撰寫企劃等需要專心思考的工作,價值會更高嗎?

  相反的,在吃飽、想睡覺的午餐後時段,即使從事思考的工作,集中力也無法持續,事倍功半。意思就是說,即使把這段時間用在重要的工作上,其價值也不如預期。既然如此,還不如把這段時間分配給不需要集中力的瑣碎工作。

  就要像這樣,根據時間和自己所處的環境,調整應做工作的優先順序。
  自己能用於工作的時間資源是有限的。該如何將有限的時間分配給手上的所有工作呢?

  讓所有可用的時間都分配著某些工作,並決定何時處理包含瑣碎工作在內的全部工作,這就是終極優先順序安排法。如此想來,想清楚優先順序是很重要的。

  聽我這麼說,應該也有很多人會萌生這樣的疑問:「那是理想狀況吧。重要的工作堆積如山,瑣碎的工作一定會推遲到之後才能做啊。」
  然而,我說的並不是理想狀況。
  實際上,我就是這麼做的。在我還是上班族的時候,我就靠著本書介紹的技術來安排工作順序,實現了中午十二點上班、下午五點下班。

  我現在從事的是與商品開發有關的顧問、演講、寫作等各式各樣的工作。在獨立創業之前,我在大型化學廠商「花王」(Kao)負責產品的研究開發等工作。

  當時,因為有很多專案同時進行的關係,工作根本做不完。每天趕在末班車的前一刻下班,是家常便飯。
  當然,我起初也是從「重要且緊急」的工作開始處理,努力提升效率,想說「就算只能快一點點也好」,可是不管怎麼做,手上的工作仍然沒有減少。
  不過,在某次接受公司內業務改善講習的契機下,我認真想著:「得想辦法解決這個狀況才行。」

  我試著俯瞰自己的工作之後,發現我的工作之所以會做不完,不是因為經手的專案很多,而是因為被前述的「臨時任務」及例行公事等瑣碎的工作牽著鼻子走的關係。

  於是我絞盡腦汁,試圖在時間內做完包含這些工作在內的所有工作,最終想到的,就是本書介紹的安排優先順序的技術。嘗試這個「安排優先順序的方法」的結果,就是工作量沒有改變,我卻漸漸能早點回家了。

  而且不可思議的是,我竟然能做出超乎以往的成果(現在想想,應該因為是將適當的工作分配給適當的時間,讓我的集中力提升,帶來好的結果)。
  除此之外,公司剛好在這個時候核准了裁量勞動制(類似責任制),於是我實現了中午十二點上班、下午五點下班的生活。
  順利安排工作的優先順序,讓工作的進行超乎想像地順利。聽起來或許很誇張,但我受到的震撼與影響,要說是「改變人生」也不為過。
  因此,我想透過這本書講述原則、列舉各式各樣的事例,同時思考那些真的很零碎的細節。
  當然,安排事物優先順序的方式會因人而異,所以各位也不需要原封不動地模仿本書的事例。只要能活用相同的思路,應該就能得到成果了。
  無論在工作上還是私生活,我都希望本書能將對你而言最重要資源──也就是「時間」──成功做到價值最大化!
 
二〇一七年十二月 美崎榮一郎
 

詳細資料

  • ISBN:9789869678070
  • 叢書系列:標竿學院
  • 規格:平裝 / 192頁 / 14.8 x 21 cm / 普通級 / 單色印刷 / 初版
  • 出版地:台灣
 

內容連載

◆「時間價值」最大化的關鍵
 
不得不決定工作的優先順序,是因為自己的時間有限。
 
各位在電視劇或電影中,應該都看過醫生對主角宣告還剩多久可活的場景吧?被迫面對殘酷現實的主角會依照各自的價值觀,一邊決定優先順序,一邊度過剩餘的時間。
 
時間是有限的資源,這是理所當然的。不過,如果不置身於時間「到此為止」的狀況,我們就會不小心忘了現實。
 
最近,世人對加班的看法變得很嚴格,很多人得在下班時間前結束工作,可是工作又有各自的期限。
 
不僅如此,必須在一天內做完的工作數量不只有一項,所以如果不好好思考該用什麼順序來處理這些工作,就無法在時間內做完。
 
如果時間是無限的,那我們只要依序一一處理眼前的工作即可。只不過,現實可沒這麼簡單。
 
因此,我們如果不知道決定工作優先順序的原則,工作就無法順利進行了。
 
本書會逐步介紹為每天的一項項工作決定優先順序的技術,而第二章要介紹的,就是思考優先順序時不可不知的四大原則。
 
決定工作的優先順序時,要先記住的就是「時間的價值」。
 
即使同樣都是一小時,其「價值」也會因為我們所處的狀況而改變。
 
這裡所說的時間價值,是指「在這段時間該做的工作」以及「一小時的工作效率」。
 
而決定時間價值的要素,有下列四項:
 
1.當下所在的地方
2.周遭環境
3.時段
4.身體狀況
 
這四項要素會大幅改變時間的價值。
 
這就是本章要告訴各位的四大原則。
 
依照這四大原則決定工作的優先順序,就能順利處理工作。
 
◆你賺得回錢,但賺不回時間
 
舉例來說,假設有兩家製造相同品質零件的供應商。
 
A.三天後交貨,價格是一萬日圓
 
B.價格只要七千日圓,但是交期是兩星期後
 
你會選擇哪一家公司呢?
 
很多與工作有關的選擇,都能用金錢和時間的標準來考量。
 
為了不在這兩軸之間煩惱,在非得選擇時間或金錢的時候,我規定自己:一定要以時間為優先。
 
意思就是說,在前面的A和B之中,我會選擇A。
 
因為即使失去了金錢,也能在之後賺回來,但是失去的時間是無法彌補的。
 
我選擇移動方式的時候,總是會選擇時間短,或是能有效利用移動時間的方式。即使有便宜很多的方案,我也不會選擇浪費時間的方式。
 
工作也是一樣。

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