Excel應用與技巧大全：行政與文秘

前言
如何獲取雲空間資料
第1章快速有效地錄入數據
1.1快速輸入文本和數字數據
1.1.1普通數據的輸入
示例1—1在工作表中輸入數據
技巧1—1在編輯組中輸入數據
1.1.2多個數據同時輸入
示例1—2輸入員工的入職時間
技巧1—2不同工作表中輸入相同數據
1.1.3輸入特殊數據
示例1—3輸入以O開頭的編碼
技巧1—3設置輸入長數據的前綴
1.2有效數據的復制和移動
1.2.1使用命令復制與移動數據
示例1—4對已有單元格數據進行復制
技巧1—4復制、剪切、粘貼命令的組合鍵
1.2.2使用拖動法復制與移動數據
示例1—5用拖動法復制和移動數據
1.2.3將數據復制為圖片對象
示例1—6將創建好的表格復制為圖片
技巧1.5對復制為圖片形式的表格進行編輯
1.3高效的自動填充數據
1.3.1使用填充命令填充序列
示例1—7在單元格中填充奇數序列
技巧1—6拖動填充柄直接填充有規律的序列
1.3.2使用拖動法填充有規律的數據
示例1—8使用拖動法填充有規律的數據
技巧1—7拖動右鍵快速填充序列
1.3.3使用自定義填充序列
第2章快速格式化工作表
2.1設置單元格格式
2.1.1設置字體格式
示例1—9通過自定義序列在表中填充文本序列
技巧1—8從已有序列中直接導入數據
1.4在內容中查找與替換數據
1.4.1查找普通字符
示例1—10在表中查找某個關鍵字
技巧1—9快速打開「查找和替換」對話框
1.4.2利用定位條件查找
示例1—11查找帶批注的數據
技巧1—10直接單擊「批注」選項查找帶批注的單元格
1.4.3替換單元格數據
示例1—12將表中某個數據替換成另一個數據
技巧1—11替換功能的快捷方式
1.4.4替換單元格格式
示例1—13將表中標題的字體格式替換成其他格式
技巧1—12單元格數據和格式一並替換
1.5對特殊關鍵詞使用批注
1.5.1添加批注
示例1—14對單元格數據添加批注
技巧1—13右擊添加批注
1.5.2修改批注
示例1—15修改數據的批注信息
技巧1—14利用功能區中的「編輯批注」按鈕
1.5.3刪除添加的批注
示例1—16刪除帶有批注信息的數據
技巧1—15批量刪除批注
技巧1—16批量隱藏批注
示例2—1對表中標題文字進行字體設置
2.1.2設置對齊方式
示例2—2設置表中數據的對齊方式
技巧2—1跨行合並
2.1.3設置數字格式
示例2—3設置表中數字格式
2.2設置邊框和表格底紋
2.2.1快速添加邊框
示例2—4為表格添加邊框
技巧2—2繪制邊框
技巧2.3擦除邊框
2.2.2填充表格底紋
示例2—5為表格填充底紋
技巧2—4新建單元格樣式
2.3利用條件格式設置單元格樣式
2.3.1突出顯示單元格規則
示例2—6利用「突出顯示單元格規則」將特殊數據顯示出來
技巧2—5使用「項目選取規則」設置單元格格式
2.3.2利用數據條設置單元格規則
示例2—7使用數據條顯示數值大小
技巧2.6數據條中的漸變填充
2.3.3設置其他規則
示例2.8自定義條件格式
技巧2.7清除條件格式
技巧2.8條件格式管理規則
2.4套用表格格式
2.4.1套用預設表格格式
示例2.9套用系統預設的表格格式美化工作表
技巧2.9取消篩選功能
2.4.2新建表樣式
示例2—10自定義表樣式
技巧2—10設置「列」條紋
技巧2—11設置條紋尺寸
2.5創建頁眉和頁腳
2.5.1在「插入」選項卡下設置頁眉和頁腳
示例2—11為表格添加頁眉和頁腳
技巧2—12「頁眉和頁腳工具」欄下的「選項」設置
技巧2—13在「頁面設置」對話框中插入頁眉和頁腳
2.5.2自定義頁眉和頁腳樣式
示例2—12在「頁面設置」對話框中自定義頁眉和頁腳樣式
技巧2—14查看頁屑和頁腳的方法
第3章辦公數據的排序、篩選和分類匯總
3.1數字和文本數據的排序
3.1.1簡單排序
示例3.1將員工工齡按升序排列
示例3.2將商品銷售記錄按降序排列
技巧3.1按字母進行排序
3.1.2高級排序
示例3.3將「國慶前3天商品銷售記錄」按某個關鍵字排序
技巧3.2按「復制條件」添加「次要關鍵字」
技巧3.3按筆畫進行排序
技巧3—4按單元格顏色排序
3.1.3自定義排序
示例3—4自定義關鍵字排序
技巧3—5通過「Excel選項」對話框自定義序列。
3.2多類數據的篩選
3.2.1自動篩選
示例3—5篩選出商品類別為「數碼相機」的項
技巧3—6自動篩選的類型
3.2.2高級篩選
示例3—6篩選出公司產品市場價格在2500以上，促銷方式為禮包贈送且銷售額大於—8000的項
技巧3—7在原有區域顯示篩選結果
技巧3—8使用高級篩選不重復的記錄
技巧3—9不同列上具有多組條件的高級篩選
3.2.3自定義篩選
示例3—7篩選出成交價格在2700以上且銷售額在7000—11000之間的商品
技巧3—10使用通配符進行模糊篩選
3.3相關數據的分類匯總
3.3.1創建分類匯總
示例3—8在表中根據數據創建分類匯總
技巧3—11復制分類匯總的結果
技巧3—12使用自動分頁符打印分類匯總結果
3.3.2刪除分類匯總
示例3—9將創建好的分類匯總刪除
3.3.3分組顯示數據
示例3—10將攝像機確定為一個組顯示
3.3.4隱藏與顯示分類匯總明細
示例3—11對創建好的分類匯總數據進行隱藏和顯示
第4章精確快速的計算————公式與函數
4.1常見Excel的計算功能
4.1.1使用∑自動求和
示例4—1將表中數據按行和列分別求和
技巧4—1使用SUM函數求和
技巧4—2快速對多個目標單元格求和
4.1.2使用「求和」列表統計個數和平均值
示例4—2計算平均值並統計個數
技巧4—3使用Average函數求平均值
技巧4—4使用Count函數統計個數
4.1.3在狀態欄中快速查看基本統計結果
示例4—3在狀態欄中查看平均值和計數個數
技巧4—5巧用Excel狀態欄
4.2求解計算結果的公式
4.2.1公式的基本元素
1函數
2引用
3運算符
4常數
4.2.2公式中的運算符和執行順序
1算術運算符
2比較運算符
3文本運算符
4引用運算符
5公式中執行運算的順序
4.2.3公式的輸入
示例4—4用引用單元格的方式求解結果
4.2.4公式中單元格的引用方式
1相對引用
2絕對引用
3混合引用
技巧4—6快速切換引用方式
示例4—5創建計算結果的數組公式
技巧4—7快速計算所有乘積項的和
4.3專業公式求解函數
4.3.1函數的結構
4.3.2在公式中使用函數
示例4—6用函數計算結果
技巧4—8使用「插入函數」對話框插入函數
4.3.3函數的嵌套使用
示例4—7當銷售額大干3萬以上，且提供9折優惠，計算折扣額
技巧4—9LOOKUP函數解決IF函數的多層嵌套
4.4行政與文秘工作中的常用函數
4.4.1IF函數
示例4—8若銷售額大干等於10000視為達標，小於這個數則不達標
技巧4—10IF函數的嵌套使用
4.4.2YEAR函數
示例4—9查找員工入職年份
技巧4—11插入靜態日期或時間
技巧4—12插入動態日期或時間
4.4.3COUNTIF函數
示例4—10統計公司銷售部人數
技巧4—13多重條件時使用COUNTIFS函數
4.4.4SUMPRODUCT函數
示例4—11計算購買辦公用品的費用
4.4.5RANK.AVG函數
示例4—12根據銷售額排序
技巧4—14RANK.EQ函數
技巧4—15絕對引用減少誤差
4.4.6VLOOKUP函數
示例4—13根據員工編碼查找員工其他信息
技巧4—16HLOOKUP函數
4.4.7MATCH函數
示例4—14查找員工姓名在表中的位置
4.4.8貸款償還額函數PMT
示例4—15借入為期5年的長期借款50萬，年利率為6.1%，計算每月還款額
4.5公式錯誤值與解決方法
第5章高效處理表格———數據分析工具
5.1多重數據的分列
示例5—1將帶有分隔符的列分成獨立的列
技巧5—1多個分隔符的分列
技巧5—2同時插入多列或多行
5.2重復信息的刪除
示例5—2刪除表中的重復值
5.3驗證數據有效性
5.3.1設置數據有效性
示例5.3設置數據有效性
技巧5—3設置同步修改
5.3.2圈釋無效數據
示例5—4標記無效數據
技巧5—4反向操作圈釋有效數據
5.4相關數據合並計算
示例5—5根據各辦事處的支出費用計算各項目總支出
5.5變量求解的模擬運算
5.5.1單變量模擬運算表
示例5—6計算不同利率下的月還款額
技巧5—5通過混合引用直接復制單元格填充結果
5.5.2雙變量模擬運算表
示例5—7在貸款期限和利率都不同的情況下為企業選取最優的還款方式
5.5.3單變量求解
示例5—8以8%的年利率借入為期5年的長期借款，企業每年的償還能力只有lO萬，計算企業最多能貸多少款
5.6規划求解
5.6.1創建規划求解模型
示例5—9創建一個產品銷售策略的模型
5.6.2規划求解過程
示例5—10達到一定的銷售額需如何分配企業的銷售模式最見效
5.6.3規划求解結果報告
示例5—11將規划求解結果生成報告形式
5.7方案管理器
5.71創建方案管理器
示例5—12在工作表中創建方案管理器
5.7.2編輯管理器中的方案
示例5—13修改方案管理器中的值並生成報告
技巧5—6在工作表中修改可變單元格數值
第6章復雜數據的處理———數據透視表
6.1創建數據透視表
示例6—1為工作表創建數據透視表
6.2編輯數據透視表
6.2.1添加字段
示例6—2為數據透視表添加字段
技巧6.1右鍵菜單添加字段
技巧6—2復選框添加字段
技巧6—3移動數據透視表字段窗格
技巧6—4調整字段節和區域節的顯示方式
6.2.2更改字段布局
示例6—3更改添加字段的位置
技巧6—5活動字段的重命名
6.2.3更改匯總字段的匯總方式
示例6—4求各部門員工年齡的平均值
技巧6—6在功能區中打開「值字段設置」對話框
技巧6—7快捷菜單更改「值匯總依據」
6.2.4更改值的數字格式
示例6—5對年齡的平均值保留1位小數
6.2.5更改值的顯示方式
示例6—6將數字字段以百分比形式顯示
6.3設置數據透視表的顯示方式
6.3.1活動字段的展開與折疊
示例6—7展開與折疊數據信息
6.3.2篩選數據透視表中的數據
示例6—8篩選列標簽中的字段
6.3.3插入切片器並篩選數據透視表中的數據
示例6—9插入切片器進行數據篩選
技巧6—8更改切片器名稱
技巧619使用一個切片器篩選多張數據透視表
6.3.4應用切片器樣式
示例6—10為插入的切片器應用系統樣式
6.4設置數據透視表格式
6.4.1設置數據透視表布局
示例6—11為數據透視表設置布局
6.4.2套用數據透視表樣式
示例6—12套用數據透視表系統樣式
6.4.3移動數據透視表
示例6—13在同一張工作表中移動數據透視表
6.5創建數據透視圖
示例6—14在數據透視表中創建數據透視圖
6.6編輯數據透視圖
示例6—15更改數據透視圖的布局、顏色以及樣式
……
第7章數據的直觀表現———SmartArt圖形與圖表的應用
第8章減少重復勞動———宏與VBA
第9章文件的高速輸出———頁面設置與打印
第10章有效保護數據———保密與共享
第11章員工培訓管理
第12章員工值班與出勤
第13章員工加班與出差管理
第14章人員離職與人事管理
第15章員工業績評測
第16章員工薪資管理
第17章員工社會保險與福利
第18章辦公用品管理
第19章會議管理
第20章日常費用管理
第21章創建員工薪資查詢系統