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文學季

用寫的說服各種人:7步驟擺脫被老闆退稿、同事誤解的高效工作術

誰も教えてくれない書くスキル

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內容簡介

★★★日本亞馬遜網路書店評價5星滿分★★★
★★★單堂就要45,800日幣!場場爆滿的商業技能講座課程★★★

你是否也遇過下列情形呢?
1. 回信才寫了幾行就花了一小時
2. 熬夜辛苦寫出的報告卻老是被主管、客戶退稿
3. 下的指令別人聽不懂
4. 提案寫不到重點慘遭退件
5. 同事時常誤解你的意思
6. 不知要如何表現自己
只要學會正確寫作方法,上述問題都可以迎刃而解!

◆第一本寫作「流程」書◆
現代人經常使用LINE、FB、TWITTER之類工具,照理說「寫」的機會比以前多出不少。可是為什麼還是有很多人一聽到要「寫」就頭大?
一般教寫作的書籍只會教讀者注重修辭,就像教讀者要怎麼切菜、殺魚一樣;這本書要說的是寫作的「流程」。
「流程」=「食譜」,懂得切菜、殺魚以後要按照食譜料理才能端出美味佳餚。

◆人人都學得會◆
其實寫作也有SOP!
日本人氣講師教你如何用7步驟,快速寫出好提案。
讓你一次PASS,從此不用再通宵熬夜寫報告!


學校只會教我們考試作文要怎麼寫,
工作上真正需要的寫作技能卻從來沒人教!
缺乏商業文書寫作技能容易被誤解、做白工。
因此你需要一本教你如何快速、正確、簡潔地寫出商業文書的實用書籍。

忘掉那些在學校學的考試作文吧!
這才是職場真正需要的寫作技術!
7步驟讓你從此不再煩惱提案、簡報該如何下筆。
只要用對方式,寫不出的企劃案、提案表都能成功解套!


◆本書特色◆
1. 一本書學會日本超人氣講師多年研究成果!
2. 利用圖表輔助講解寫作流程SOP,讓你寫各種商業文書都能得心應手!
3. 正確、迅速完成工作,讓上司、客戶留下好印象!
 

作者介紹

作者簡介

芝本秀德Hidenori Shibamoto
  Process Design Agent公司CEO。善於活用各種流程設計的技巧,同時身為提高人們與組織實施品質的顧問。極度重視品質與期限,在IT產業負責開發大型電機軟體。秉持著「品質無法超越設計」的信念統率數百名開發者,除了講求人們與流程的品質外,更實踐了可以獨自作業的系統。現在將重心放在「提高人們與組織的實施品質」,負責教育管理者、提供策略制定相關支援,同時也致力於書籍寫作與演講活動等。


譯者簡介

郭子菱
東吳大學日文系畢業,京都同志社大學交換生。現為自由譯者兼插畫家,表達出文字與圖像的意境,即是對工作的堅持。

 

目錄

前言
本書構成:寫作技巧的全貌、整理思維、組織故事、寫草稿、琢磨文章
本書目標:學習寫作流程、學習基本技術、獲得實感

第一章 寫作與寫作技巧
1-1 不擅寫作的劣勢,擅於寫作的優勢
需要寫作的場合已逐漸增加(信件、企劃書、發表資料...)
不擅寫作可能造成的困擾(導致誤解、提案無法通過、不被認同...)
擅於寫作能讓你增加許多機會(提高工作效率、管理能力與溝通能力...)
1-2 我也曾寫不出來
1-3 寫作技巧三要素:如何表現、基本技術、過程
文章的「設計」會決定品質
「寫作」只是一個過程,在那之前需經過許多「思考」

第二章 為了寫作所進行的流程
2-1寫作流程七步驟
技巧=技術+過程
寫作目標:獲得共識、得到預期反應、留下對方期待的印象
2-2步驟1、建立訊息
2-3步驟2、分析閱讀者
2-4步驟3、收集提議
2-5步驟4、製作概要
2-6步驟5、撰寫草案
2-7步驟6、推敲,步驟7、重新撰寫
寫作三原則
接續詞使用方法
讓文章合乎邏輯的秘訣
圖門模型
論証的基本單位
2-8精鍊文章的實際案例

第三章 以寫作流程為基礎的演習
3-1試著寫寫看「履歷表」吧!
如何凸顯自己?
簡歷的結構:導言→結論→強項→強項→強項→結論
只要正確練習,任何人都可以提升寫作技巧
 

前言
  
   既然是上班族,就無法避免「寫文章」這回事。然而有不少人苦於不知如何撰寫,或是不擅長寫作。此外,還有很多人必須讓下屬幫忙撰寫才能繼續進行自己的工作,;或是就算自己知道如何完成工作,卻又不知道怎麼傳達給他人。本書就是為了這類人而寫的。
  
  本書是以二○一六年四月日經BP社所舉辦的研討會──「心情暢快!建立自信!克服不擅長心態的《寫作技巧》講座」之內容為基礎所寫,筆者會用第一人稱「我」來稱呼自己,並採用向各位讀者講述的文章體例。
  
  那麼首先就讓我先來自我介紹,我的名字是「芝本秀德」。我原本是程式軟體工程師,於軟體零售商開發汽車導航。在那之後,我擔任業務軟體套件的企畫負責人,涉及商品企劃、設計、開發、販賣支援、營業支援等一貫性工作,後來又以顧問的身分獨立開業,公司名稱是「Process Design Agent」。
  
  職務雖說是顧問,不過卻和大家印象中的顧問型態不同。我的使命是揭露「如何提高人員與組織的執行品質」。我不會思考並提出經營策略、中期經營計畫、情報戰略等,也不會製作工作報告。我實際上要做的,是讓大家一同思考、共同執行。但如果是制定策略,就必須和經營階層開會進行討論,統整眾人議論。當然我也會說出自己的意見,不過僅做為參考。我的角色是提供第三者觀點、翻譯並加深議論內容,促進執行。
  
  由於任務是著重在提高執行品質,所以必須把思考出來的策略專案化,制訂計畫後再依計畫行動。在執行上,專案管理技巧、問題解決技巧等這些能力的研修是不可或缺的,此外,我們也會實際訂定專案,讓大家一同進行OJT式的技巧轉移。
  
  想提高執行力,光坐著聽講是沒有用的。當然你必須要學習知識,若沒有知識什麼話都不必談。然而要能夠運用知識,就必須在真正的專案中實踐,並獲得實質回饋。無論研修時做了多少案例分析,還是沒有真實感,畢竟這不是你自己的事情,必須要讓你們從實際上的專案和問題處理中學習,這才是我在做的工作。
  
  此外,雖然因為最近太過忙碌,不太有閒暇顧到這一塊。不過我也在進行我的畢生事業──「價值工程(Value Engineering)」。價值工程,日本翻譯為「價值工學」,在「製造業世界」中是廣為人知的方法論。舉例來說,就像是汽車和建設的領域吧!於美國GE社發祥的工學領域中,已經有五十年以上歷史。簡單來說,就是研究如何在抑制成本的同時,提高機能與增加價值的領域。近年來也開始活用於服務業上。
  
  由於GE的發祥,美國可謂價值工程的原產地。連美國價值工程協會(SAVE)和日本也有發表相關論文。有很多人會對論文抱持困難的印象,對寫的出論文的人也會稱讚他「好厲害」。這就代表「可以寫出困難的文章很厲害」對吧?然而寫文章並非什麼難事,要想出至今為止沒有出現過的方法論和提案才是困難之處,文章只是為了傳達這些的工具而已。對於現在的我而言,「寫作」這件事情不會太過辛苦。當然我也不是一開始就有能力寫作。在達到這個境界之前,我不斷嘗試錯誤、進而成長。而在本書中,我會說明如何達到這個程度的「寫作流程」。

  我有撰寫寫作技巧的資格嗎?
  
  我已經完成了十本關於寫作的書籍,這本《用說的說服所有人》為第十一本(最初三本我使用的筆名是「上村敏彥」,並非「芝本秀德」)。雖說十本也絕對稱不上多,有些作者可是每個月都會發行一本商業書籍的。也許大家會認為可以寫出這麼大量的內容實在很厲害,不過也並非每本書都是本人所寫。當然這不能一概而論,但有很多案例都是由其他「寫手」所撰寫,而非作者。將本人訴說的內容整理成文章,這就是寫手的工作。
  
  如果閱讀商業書籍的最後方,會發現頁面角落標示著「共同編輯」或是「共同執筆」的字樣,這些書大多都是由寫手所寫。這並非什麼壞事,有著可貴經驗和技巧,跟會不會用文章表現出來完全是兩回事。如果是忙碌的經營者也沒有時間寫書的,但只有一個人擁有這些難得經驗和技巧實在太過可惜,才會將這些問出來的內容進行整理,以大家可以閱讀的形態露面。寫手所負責的就是這樣的工作。
  
  至於我,截至目前為止所有書籍都是我自己寫的,連同其他連載於雜誌或網路上的亦然。此外,我也有好幾篇連載刊登在IT情報的綜合網站「IT Pro」上面,這些書和文章都是我寫的。過去的我曾經為寫作所苦,但回顧起來,我竟然已經寫出了這麼多的文字。我並非感到自滿,我想說的只有「誰都可以學習到寫作技巧」,我希望大家務必抱著期待來閱讀這本書。

  系列書籍的概念
  
  本書前一本所出的書名為《沒人告訴我的思考技術》(日經BP社),和本書同樣是將研討會內容寫成書籍,因此本書與「思考技巧」為同一系列。這系列的概念是「學習這些不知不覺間被忽略掉,且至今從沒聽過的技巧」。缺乏這些技巧就無法完成工作,但卻很少有書籍用系統性的方式告訴大家這些事情。讀者只能不斷嘗試找出自己的方法,卻還是無法建立自信。該系列書籍就是著眼於這些技巧上面,「思考技巧」與「寫作技巧」也包含於此。
  
  不斷嘗試錯誤來找出自己的作法,是很沒有效率的。在日本的學校教育中,也無法用有系統的方式教大家「寫作技巧」,雖然會撰寫讀書心得或畢業論文等,卻幾乎沒有關於如何論證自己主張、提出證據說明的訓練。
  
  有人會認為「沒有接受訓練就做不到」而感到無可奈何,不過這在「寫作」上是不被允許的。就算你沒有接受過訓練,還是會在工作上被罵「為何寫不出來」,過去的我也是如此。因為沒有人教導而做不到,實在別無他法。這又是必要的,我必須做些什麼才行。
  
  當我還在當軟體工程師的時候,常常會對後輩和下屬說「代替顧客去學習」。軟體工程師是專門職業,顧客並沒有那些系統、軟體、硬體、工程等知識,顧客就是顧客,有他們各自的工作,即使想學也沒有時間,因此「我們必須時常學習,不是為了自己,而是為了顧客」。本書也是我為了這些讀者,把我至今為止所學到的、不斷嘗試錯誤後所得出之心得所整理出來的書籍。

  「流程」是可以存入的
  
  本書是以每個人都可以成為專家,把寫作技巧「存入」到腦袋或身體裡的方式所呈現。所謂「存入」,換言之即為「可以再現」之意,把別人所做以及自己所做的事情再次呈現出來。要完成這個再現,最重要的就是「流程」。
  
  所謂的流程,就是如何把input(情報、資源)轉換成output(成果)的流程。無論你有多好的材料,假使無法順利轉換,就產生不出output,而流程設計即是要呈現出這些流程並將其可視化。本書會說明在「寫作技巧」這領域中,人人皆可使用的流程。
  
  我常常把先前所說的「提高人和組織之執行品質」當成標題。我想各位的公司裡也一定會有所謂的事業策略,但很多公司都「無法將其順利連結到執行上」。經營層或是上級管理職雖然提出了「就這麼做」的相關策略,實際上卻時常完全不一樣。而我的主題,就是改變這樣的狀況,好依照戰略執行。
  
  當想要提高人和組織的執行力時,本書的主題──「寫作技巧」時常會成為關鍵,例如撰寫專案文案就是如此。這個專案的目的是什麼?如果無法呈現出要以怎樣的方式改變,領導者和成員就不會有共識,也沒辦法執行企劃。如果再用更細微的事情來講解,在以信件溝通時,「可以引出對方反應」之人和無法這麼做之人,兩者的工作速度就會完全不同。不具寫作技巧的話,工作也無法進行。
  
  不過,只要你學習到了流程(型態),就一定可以寫得出來了。

  圖表一 本書的內容
  ●寫作技巧的全體概觀
  ●整理思考
  ●建立結構
  ●撰寫草案
  ●琢磨文章

  本書的結構
  
  本書所說明之內容如上(圖表1)。

  寫作技巧的全體概觀
  首先,我們就來檢視一下何謂寫作技巧,以及是由何種要素所構成的。在學習事物時,先把整體架構放入腦袋會比較好理解。因此請大家要常常意識到現在的狀況究竟處於全體中的哪個位置。

  整理思考
  要寫作,就必須明白知道「想要寫什麼」。自己想向誰傳達什麼事情?這是在開始寫文章之前的「設計」階段。就如同沒有辦法不經過設計而蓋出房子一樣,沒有設計過也無法寫出能夠傳達內容給對方的文章。

  建立結構
  只要整理好了想寫的內容,接著就要思考用怎樣的結構(脈絡)來傳達。要用什麼順序傳達給對方比較好呢?在工作上所使用的結構有好幾個代表型態。我會說明在什麼案例中要選擇什麼型態,以及如何遵循型態來發展脈絡較為妥當 。

  撰寫草案
  在寫文章時的訣竅其一,就是「不要一下子就想寫得很漂亮」。首先隨著架構,嘗試在撰寫時不要拘泥小細節,抱持著把第一次原稿捨棄掉的打算。接下來我會向大家說明此時的一些心得。

  琢磨文章
  寫完一次以後,只要再琢磨完畢就可以了。我會跟大家說明要注意哪裡、要如何精煉才好等等寫文章時的技巧面。
  
  本書的目標是學習「寫作流程」。透過本書,大家就可以實際體驗到一連串的流程。本書的目的,即是在一般工作上能夠實踐這個流程,並加以再現。

  要學習這些流程,最重要的就是先全部嘗試過一遍後記憶到身體裡。並非閱讀了本書以後就能夠馬上可以流暢地書寫,說到底還是需要訓練。然而就算盲目地訓練,效率還是會很差,唯有一邊閱讀本書,或是反覆閱讀訓練,才能有效率地練習。

  我會於本書說明要克服寫作最初障礙時所需的所有材料。只要閱讀本書並實踐於工作上,一定可以變得上手。在一般的工作中,光具這些就技巧可以達到足夠水準了。

  我期盼在閱讀完本書後,讓大家可以抱持「也許寫得出來」、「感覺寫得出來」的這種期待感與希望(圖表2)。

  圖表二 本書的目標
  一 學習寫作「過程」,再現出來
  二 學習寫作的基本技術
  三 獲得「也許寫得出來」、「感覺寫得出來」的實感
 

詳細資料

  • ISBN:9789864773510
  • 規格:平裝 / 256頁 / 21 x 14.8 x 1.3 cm / 普通級 / 單色印刷
  • 出版地:台灣
  • 適讀年齡:0歲~99歲
 

內容連載

第一章 寫作與寫作技巧
 
1-1 不擅寫作的劣勢,擅於寫作的優勢
 
需要寫作的場合增加

  
現在要寫文章的場合越來越多了,有信件、會議記錄、設計書、報告書、企劃書、提案書、發表用的投影片等。在這數年來,有很多人將文章寫在LINE、Facebook、Twitter等SNS(社交網路服務)上,和十年、十五年前相比,必須寫文章、使用文字的這種場合呈現飛越式的增加。
  
由於寫作場合增加了,照理來說對寫作的抵抗感應該會變小才對,然而在面對工作上的這些工具,例如寫提案書、寫設計書或是企劃書、報告書時,還是有很多人困擾於「沒辦法寫得好」。
  
無法寫得上手,也就是說無法利用文章進行良好溝通,這會變成怎樣呢?首先,會很容易招來誤會,導致「明明就沒打算寫出這種信件的,卻讓對方感到很負面」啦,「用信件向專案組員發出指令以後,卻出現了和這方意思完全不同的結果」等等。此外,還會發生即使向客戶提出提案書,對方也不想閱讀、無法溝通;即使向上司提交企劃書,也沒有通過、不被認可等狀況(圖表4)。
  
這些全部都是因為沒有「寫作技巧」所引起的。當然除了寫作以外還需要各式各樣的技巧,而撰寫即為「思考」,可以說是扮演了極度重要的角色。
 
圖表三 寫作工具
﹝寫作工具日益增加˙˙˙﹞
●信件
●會議記錄、設計書、報告書
●企劃書、提案書
●發表用資料
●SNS(LINE、Facebook、Twitter......)
 
圖表四 寫作技巧的必要性
﹝如果不具寫作技巧的話﹞
●招來誤解
「明明沒有打算要這麼說的......」
●導致做白工
「我並不想要你做這些事情啊......」
●提案沒有通過
「如果對方能再多瞭解優點的話......」
●不被認可
「如果能夠確實表現的話......」

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