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沒有Email的世界:過度溝通時代的深度工作法 (電子書)
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沒有Email的世界:過度溝通時代的深度工作法 (電子書)

A World Without Email: Reimagining Work in an Age of Communication Overload

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  • 朱家安/Email讓工作更便利,還是讓工作更多?──讀《沒有Email的世界》

    文/朱家安,|,時報出版2021年11月05日

    我曾經寫過一篇文章,說明為什麼「年輕人」不喜歡講電話,更喜歡email:講電話必須「共時」,而這綁住了溝通者,不適合強調自由和多工的現代社會。 現在看來那篇文章有兩大錯誤。第一個錯誤是我竟然以為自己能代表年輕人。那篇文章的第二個錯誤,是我高估了email帶來的種種好處。email是不共時的文 more
 

內容簡介

降低過動訊息的干擾,每天只需工作5小時。

——亞馬遜Top 1暢銷書——
年度最佳商業/領導書《Deep Work深度工作力》作者
給予當代職場的中肯建言

當Email的「便利」被誤解成「效率」,
工作就會淪為過動式溝通的犧牲品。
四大原則建立Email的全新工作型態,
讓我們焦慮更少、成就更多。

  ——《Deep Work深度工作力》進階實踐篇

  「我以為一旦人們意識到專注力的重要性,便可以輕易改變他們的工作方式,我發現自己太樂觀了。這本書便是我對於替代方案的全新願景。」——卡爾.紐波特

  ——一本自己需要、也希望老闆讀一讀的書

  ▏當工作被訊息綁架,下班了卻還在上班
  上班族平均每六分鐘檢查一次收件匣或即時通訊,每日處理的訊息高達一百二十六則。
  Email曾經是劃時代的便利發明,但如今許多證據顯示,過度仰賴Email已造成「過動蜂巢式」的溝通現象,訊息零碎又密集,拖垮了效率、造成了焦慮。就連下班時間,也感覺自己在不斷累積通訊負債。

  ▏原本預期Email停擺會造成的溝通黑暗期,卻意外成為生產力的黎明曙光
  由於Email太過便利,我們從未真正大刀闊斧地改變使用方式。許多談論專注力的著作,也僅是微調我們的通訊使用習慣,無法從根本解決問題。
  持續的工業成長有賴於持續改進生產流程,自一九○○年以來,體力勞動者的產能增加了五○倍,但對知識工作者來說,都已經累到要過勞了還是被工作追著跑,我們難道沒有更好的選擇?
  白宮曾遭駭客入侵,原本預期Email停擺數週之久將成為一場災難,沒想到在過渡期之後,生產力卻意外大幅提升。在這個過度溝通的時代,我們需要像福特汽車裝配線翻新了汽車產能一樣的革新作法,才能將我們從高壓的工作日常中解放。

  ▏四大Email使用原則,用有限的專注力換取最高的產出
  在知識工作領域,工作大致分成「工作流」和「工作執行」兩部分,過動訊息所造成的工作流紊亂,已大幅壓縮和干擾到工作執行。下列四大原則將為我們打造一條更為順暢的高效工作流,用較少的時間就能換取更高品質的產出。

  .專注力資本原則:
  把專注力視為一項資本,優化員工為產品加值的工作流。
  .流程原則:
  在生產流程中去除非必要的互動,減輕員工的額外干擾、專注在工作執行。
  .協定原則:
  制訂何時與如何進行溝通的原則,事先的規劃有助於降低長期的成本。
  .專業化原則:
  職務分工專業化,員工專責的工作少一些,工作品質將會高很多。

名人推薦

  末羊子/極簡推廣人
  朱宥勳/作家
  朱家安/哲學作家
  艾爾文/作家
  洪仲清/臨床心理師
  雷浩斯/價值投資者、財經作家
  蔡依橙/陪你看國際新聞 創辦人
  ——專注推薦——

  《沒有Email的世界》澄清了許多人直覺感受到、卻無法解釋的事:我們的工作方式故障了。卡爾.紐波特擘畫一條恢復理智的途徑,提出許多經過實測的方法來幫助我們避免電子信箱的暴政,創造更平靜、更有規劃、更有生產力的工作生活。—Dropbox共同創辦人暨執行長德魯.休士頓(Drew Houston)

  工作的未來需要新的合作工具。卡爾.紐波特試圖挖掘對知識工作者更好的合作方式。在這之中將誕生新工作空間。—《連線》雜誌(Wired)資深獨行俠凱文.凱利(Kevin Kelly)
 
  卡爾.紐波特的新作不只砍除電子郵件問題的枝節,並且直擊其根源。這是一本大膽、具有遠見、甚至預言式的著作,挑戰現況。如果你想要窺探未來的工作會是何種模樣,現在就閱讀本書。—《紐約時報》暢銷書《少,但是更好》作者葛瑞格.麥基昂(Greg McKeown)
 
  卡爾.紐波特的新書一上架,我便放下一切,搶著閱讀。引用先進的電腦程式撰寫到一世紀前工廠作業等證據與案例,紐波特提出強力的訴求:沒有電子郵件,我們可以、也將過得好很多。務必閱讀這本好書。它或許會改變你的人生;它已經改變了我的人生。—《數據偵探》(The Data Detective,暫譯)作者提姆.哈福德(Tim Harford)
 
  本書是一項行動呼籲。紐波特建議,現在應該重新思考工作,確切的目標是優化我們腦部的能力以永續增加價值。不要讓你的團隊與組織再輸下去了。閱讀本書來幫助你起步。—《與智慧型手機共枕》作者、哈佛商學院領導學教授萊絲莉.普羅(Leslie A. Perlow)

  本書明確界定一個很少人明白的問題規模……的確是真知灼見。—《金融時報》

  享利.福特研究如何提升生產力與組織工廠作業。如今,紐波特在知識工作領域做出相同努力。—《財富》雜誌

  電子郵件驚人的高速歷史,說明了電子郵件如何在突然間改變工作者的工作方式……本書為個人與組織提出明智建議。—《華爾街日報》蘿拉.范德卡姆(Laura Vanderkam)

  紐波特的系統導向方法遠比標準個人生產力方法更有希望。他的概念是要完全阻攔洪水。—《GQ》雜誌

  對所有組織的知識工作者,這項分析與建議將引起共鳴。—《富比世》雜誌

  本書是前進的一步……紐波特提出激進的論述,認為執著於效率的公司完全未能質疑自己的工作流。他們讓自家產品變得更糟,徒然造成社會全面退化。這是一項十分驚人的控訴。--「伊茲拉克萊恩秀」主持人伊茲拉.克萊恩(Ezra Klein)

  本書提供一面透鏡,讓我們可以好好檢視許多人覺得有些瘋狂的工作方式……希望你的老闆也能拿起本書看一看。—《GQ》雜誌
 
 

作者介紹

作者簡介

卡爾.紐波特 Cal Newport


  1982年出生。2004年畢業於達特茅斯學院,2009年獲得麻省理工學院博士學位。喬治城大學電腦科學系副教授,專精於分散式演算法。同時也是《紐約時報》暢銷書作家,撰寫科技與文化相關的文章。他也是《紐約客》、《紐約時報》和《連線》的定期撰稿人。

  除了以教授身分研究這個數位時代的理論基礎,他也寫作有關這些技術對我們的工作世界有何影響的文章。他於2007年建立了部落格Study Hacks,提供學習、工作與人生成功的建言,每年吸引超過300萬次瀏覽。他在網站上提出「深度工作力」一詞與相關概念,立即獲得熱烈迴響與轉載。《Deep Work深度工作力》甫出版即成為《華爾街日報》暢銷書,已被翻譯為30國語言,並獲得《紐約時報》、《華爾街日報》、《經濟學人》和《衛報》的好評。

  另著有《深度數位大掃除》、《深度學習力》和《深度職場力》等7本書,他獲邀在哈佛、普林斯頓、麻省理工學院、達特茅斯、米德爾伯里、喬治城和杜克等美國最頂尖的大學演講這些主題。他與妻子和三個兒子住在馬里蘭州塔科馬帕克市。

譯者簡介

蕭美惠


  畢業於國立政治大學英語系,從事新聞及翻譯二十餘年,曾獲吳舜文新聞深度報導獎和經濟部中小企業處金書獎。譯作包括《永久檔案》、《成為賈伯斯》、《貝聿銘:現代主義泰斗》、《美髮教父沙宣》、《我的美國之旅:鮑爾將軍自傳》等數十本。
 
 

目錄

前言  過動的蜂巢思維

第一部  反對電子郵件的理由
第一章  電子郵件降低生產力
第二章  電子郵件把我們變悲慘
第三章  電子郵件有自我意識

第二部 建立「沒有Email的世界」的原則
第四章  專注力資本原則
第五章  流程原則
第六章  協定原則
第七章  專業化原則

結語

 
 

詳細資料

  • ISBN:9789571394473
  • EISBN:9789571394466
  • 規格:普通級 / 初版
  • 出版地:台灣
  • 檔案格式:EPUB流動版型
  • 建議閱讀裝置:手機、平板
  • TTS語音朗讀功能:無
  • 檔案大小:0.7MB

會員評鑑

4.5
3人評分
|
3則書評
|
立即評分
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5.0
|
2022/01/18
這本書是《深度工作力》的作者最新力作,我個人覺得也可以將之視為踏入「深度工作模式」的首要關卡,因為若沒有好好處理Email(我還想加入LINE、whatsAPP等即時通訊軟體),根本無法開始執行屬於自己的深度工作。
 
作者卡爾.紐波特(Cal Newport)在前言就用「過動的蜂巢思維」來形容現代人的工作模式,從文字上可以明白那是一個極為忙碌的狀態。更進一步地用在mail上,則是指「以持續對話的方式傳遞沒有架構、沒有排定時間的訊息。」P.18
 
其實也很像我們常用的LINE,對吧,不論是在等待對方的回信,亦或是自己尚未回覆的信件,一個不小心就會變成我們的焦慮來源。
 
老實說,我自己是沒有被Email搞到工作有任何拖延或被干擾的經驗,但是在面對回信的時候,的確會花費不少的時間,由於很注重段落、錯別字以及用詞語意等,短短一封簡單的回覆信件,來回檢查好幾次,不小心二、三十分鐘就過去了(笑)。
 
「通訊超載───覺得自己的時間與注意力永遠無法跟上一直進來的各種不同要求───與我們古老的社交本能產生衝突,導致短期的不快樂與長期的過勞。」P.154
 
我相信有不少人在職場上會受到這種郵件攻擊,以至於在當下的專注力時常被迫中斷,卡爾在書中當然也有提供解決辦法,其中有一項我蠻推薦的,那就是給自己一個固定的時段來專心回覆Email。
 
另外,我想分享自己很喜歡的分類方式給大家,那就是用緊急、重要四象限來過濾信件,而且也可以搭配Bullet Journal來執行信件的回覆與一般公事,最後再加入深度工作法,真的是超完美啊!上手之後,我相信大家未來在職場上將能夠掌控時間與專注力來創造更多有意義的工作。
 
我一直認為Email是最適合傳遞長篇文字與檔案的媒介,不僅非常方便又快速,另一方面,在法律上也是可以保護我們的有力證據,只要好好善用與規劃,即便在有Email的世界,我們仍然能夠專注在自己的工作上。
 
其實,仔細想一想,大部分很緊急的信件通常都是可以避免的,有一些事情明明可以提早做準備,甚至是先規劃好B方案、C方案等,但是有些人就是喜歡最後一刻才來確認,導致整個工作的步調瞬間加快,什麼都得趕來趕去的,光用想像的我就覺得好可怕,這樣的工作能力真的可以為公司帶來最大的效益嗎?(這個好像就是題外話了,哈)
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4.5
|
2021/11/16
✉️上班族都被Email、即時通訊綁架了
當Email的「免費」演變成成「氾濫」,才會演變成過度溝通
如果發一封email要收費10元,你還會透過mail來喬會議時間嗎?

☑️工作本該是深度思考,發想或創造價值
為何最後會淪為過度溝通的犧牲品?

Deep Work深度工作力 作者試圖喚醒大家
1.不要將email視為理所當然的工具
2.該如何解開email的束縛?有沒有更好的溝通方式或工具?

💡建議作法
1.採用Jira、trello等Scrum工作法
→善用卡片對話來取代蜂巢思維聊天
2.Scrum工作法
→15分鐘的站會就可以省去數十個語意不明的訊息

☑️這是一本上班族需要,也希望老闆讀一讀的書,最好的辦法就是整個部門偷偷說好人手一本,當成聖誕節交換禮物,讓老闆也逃不掉🤫🤫🤫


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Lv.4
3.5
|
2021/11/16
劇透警告
拿二十世紀初的『福特生產主義』與現代的知識工作做對比,會是截然不同的工作與工作流。然而,知識工作是近幾十年才有的新穎產業,彼得‧杜拉克早在數十年前就提出,知識工作者將成為未來的主流生產力。才一百年的時光尚不足以跳脫既有的思維巢臼,台灣許多產業 (即使是新創產業) 仍奉福特主義為圭臬。

福特生產主義奉行既定的標準流程,工作是一關銜接一關的流水線形式...等等,這與應用知識達到生產效率的知識工作者有交集性嗎?此外,為了要加速或提升工作效率,人們依賴 Email 或是 LINE 群進行溝通,那麼,降低時間損耗等同於效率的提升嗎?

暢銷書作家,麻省理工學院博士卡爾‧紐波特最近在台灣出版了《沒有 Email 的世界:過度溝通時代的深度工作法》。平心而論,知識工作者不怨 Email 太多,只怨時間效率不足夠,幸好,書中許多思維與概念能為現代的知識工作者延伸引用。

#過動的蜂巢思維

被譽為科技先驅的凱文‧凱利在其著作《釋控:從中央思想到群體思維,看懂科技的生物趨勢》提到有關蜂巢思維,簡單地說是群體思維,每個個體各有分工,自發地維持蜂巢的營運與發展。卡爾‧紐波特則在書中提出《過動的蜂巢思維》:以持續對話為核心的工作流,透過電子郵件、即時通訊等工作,傳遞沒有架構、沒有排定時間的訊息。簡單地說,儘管互遞資訊,卻彷彿甚麼結論與重點都沒成形,流於空泛的討論。

紐波特不是資訊管理大師,也非科技先驅者,而是一個深度學習者、深度工作者,他認為破壞人們的深度工作與深度學習的主因是繁重且瑣碎的往來聯絡。想起某個工程師說過的笑話,要做好工作,先斷了網路 (另一種說法是斷了即時通訊軟體)。人類意識善於分心,收到一個交辦工作的 Email 甚至是 LINE 訊息隨時都可阻斷你,就像一台跑車不停地被紅綠燈擋下來,頻頻在起步 (加速) 與煞車 (減速) 間來回,原本的高速行駛相形無用武之地。

另一個過動蜂巢思維隱憂是,處理事情成本太高,你會失去辨別『重要度』與『緊急度』的能力,如果手邊有一分兩天後要交出去的資料,偏偏遇到主管丟資料插隊,很可能就會以主管優先而延誤了手中的工作。事實上,細微小事充塞了我們的工作排程。在丹.希思《上游思維》中也提到,認知資源被占據之後,人們深陷在隧道效應,只能處理手邊的工作,而未能處理更長遠、思維更為更全面 (你只處理緊急的 A 事件,就會放掉重要的 B 事件)。急急忙忙、倉促的後果,就是無法做到最好,甚至是工作屢屢被退件 (連 A 都做不好)。

#不再當蜜蜂的解法

過動蜂巢思維使得人們難以辨識緊急與重要度,甚至工作變得碎片化而失去效率。紐波特於第二部提出了四項原則:專注力資本原則、流程原則、協定原則、專業化原則。這四項原則可以分別使用,也可綜合一塊使用。在此無法一一列舉,但流程原則與協定原則兩者讓我想起紅極一時的合弄制 (Holacracy)。

記得前文提到的『福特主義』嗎?流水線形式究竟適合現代的知識工作者嗎?這裡的流程不是把知識工作的技能與動能降級成為一個命令一個動作的指示,而是協調知識工作的工作流,整理出誰負責那些事、及如何驗證有效執行、無須排定通訊就能展開工作,以及有明確的程序指派任務。於此的前提是,工作夥伴們必須高度自治。

網路鞋店 Zappos 創辦人謝家華早期在其公司施行了『合弄制』,這是一個不同於上下層級組織,而改以團隊行事作戰:從固定崗位轉向動態角色,權力下放且分散、迅速作業及自我管理,講究透明而不談辦公室政治。你就把這樣的團隊想像成復仇者聯盟吧,每個角色都有發起工作分配、發起任務需求徵招隊友的權力。

合弄制與一般層級制度最大的差別是,工作不再是『以人治事』,而是『以事聚人』。隨著工作流的變化,員工的工作可以稍有調整,而非死板地墨守本職,主要的監督者 (持有者) 只要定時開會,確認每個環節都有『人盡其才、貨暢其流』。

在電影《超人再起》中,重回地球的超人拯救了墜機,下一幕,星球日報的總編拋下工作要求就很有這個味道:時尚版,超人的衣服是否有不同的設計?政治版,超人回歸對美國會帶來甚麼影響?旅遊版,超人去了哪裡?總編如果是主要角色,那麼其他版面的主管就是次要角色。各司其職的每一個點,都可以串起成為一條線,進而成為整體的面。

#去中心化組織與八小時設定

無論是四大原則中的哪一個,高度自治是員工管理前提。談到組織上的變異,人們常常拿蜘蛛與海星作對比:蜘蛛是集權的管理方式,一旦砍掉了頭就會群龍無首,而海星是分權管理,砍切了海星就會得到另一個海星。去中心化的海星式管理,是近年來知識工作者的趨勢。

蜘蛛與海星的組織問題不是紐波特的要點,他的重點在於如何減少過度溝通、讓員工得以進入深度工作──難保隨時會被過度溝通的干擾喚醒過來──這裡要談的是,分權與集權管理之下,如何減少無謂的溝通──協定會議的時間、利用 Trello 看板分類工作,利用系統去檢核工作的完成性等等。

事實上,在豐田汽車製造業早就有『看板生產』的概念,從生產線的主管到生產線員工,人們壓根不需要對話就能順利完成所有的生產工作──他們利用『看板』作為溝通,無論是取用物料、生產何種產品、以至於每日的完成生產數量。看板取代了溝通、也取代了 mail 。一旦生產線發生異常時,也利用看板停止生產,並移轉這份責任到品質管理人員身上做解析。看板不僅代表是產品、也代表著溝通渠道與分權管理。順道一提,豐田生產管理中有所謂的七大浪費,其中的『等待的浪費』、『動作的浪費』就相當貼近書中所言。看板的管理方法是否能成為知識工作者的管理方式呢?答案是可行的,重點是減少溝通成本與浪費,運用甚麼方法則不是重點。

紐波特在書中談到幾個公司案例的工作方法,一天只工作五個小時(?),部分公司抗拒使用 Email ,更別談新創公司甚至沒有固定出勤時數。不同的知識工作產業都有獨特的商管風格,諸多公司墨守八小時工作日、使用即時通訊、 Email 的約定俗成,墨守舊規可能未認知新式管理風格的好處 (畢竟舊的就堪用,為什麼非得挑新的冒險) 。

我們假想的未來,如果新創產業不再遵守工業革命、福特沿革以來的管理概念,如果能提高生產者的效率,又能讓 CEO 減少糾結、盯梢的時間,何樂而不為?

#不同程度的緊急聯繫

紐波特在書中提到概念:一個是與客戶做好協定,視不同的緊急程度而採用不同的溝通渠道。另一是開除惡客戶(這個....)。最淺薄的認知與行事方法,就是把工作上的緊急程度作出區分:緊急程度最低者用 Email 溝通。緊急程度居中用即時通訊溝通。而直接使用電話作出溝通,則是緊急程度較高者。這是現代的知識工作者需要與客戶、同仁達到協定的行事原則,並告知他們會統一在那些時段接受 mail 或回覆訊息,而不是如客服機制般追求一小時內回覆。

《沒有 Email 的世界:過度溝通時代的深度工作法》是結合時間匱乏與管理風格的商業書,對於知識工作者或一般的白領都有幫助。在書末作者也提到,當他完成了《 Deep Work 深度工作力》之後就開始有這本書的構想 (可見得紐波特收到的 Email 之多有多麼令他苦惱)。

在這個過度溝通的資訊時代,你唯一能做的就是,落實自我的管理,以及落實對客戶的應對模式 (不要讓客戶認為你予取予求),以及溝通效率的提升 (工具)。紐波特告訴你,工具還是原本的工具,如何降低外來的雜音以及提高專注力,才是這時代知識工作者的圓月彎刀。
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