一頁紙做兩倍事，高效專案工作法

作者序  擺脫窮忙專案，創造管理價值
前    言  專案管理的跨域與修練
第一章  專案為何這麼難管？換個系統腦
第二章  搞定老闆要的提案：尋找專案魂
第三章  「一頁」說服老闆：擬定提案書
第四章  不窮忙的專案管理：學會看全貌
第五章  避免治標而不治本：章魚覓食術
第六章  不得罪人的跨部門專案管理：努力求共好
第七章  晉升高管必學的專案集管理：破框懂佈局
第八章  大缺工時代的組織專案管理：三招起手式
第九章  不做低效努力！專案成功的五大秘訣

 

作者序

擺脫窮忙專案，創造管理價值

　　演講時，我喜歡詢問現場的上班族這個問題：「請問在職場上，窮忙最常出現在什麼事情，或哪種工作任務上？對你產生什麼樣的嚴重影響？」

　　這時候會發現，方才聽演講不是很專心的人，在回答這一題反而變得很主動、很踴躍，演講現場頓時成了「窮忙」上班族的傾訴大會。尤其「加班」、「開會」、「客變」這三項更是公認的窮忙「重災區」！讓許多工作者損失掉大量的時間，也大量增加溝通上或實質上的成本。那麼，有沒有哪一項任務可以囊括上述的三項重大災害？沒錯，就是「做專案」！

　　專案，正是職場上各種窮忙「大集合」的地方。

　　高效，包含「效能」及「效率」

　　為什麼專案工作很容易發生窮忙的現象，而且所有人都會覺得很難搞？因為專案的「專」，有「獨特性」的概念，代表這個案子要解決的問題與要完成的產品或服務，都是我們以前沒有遇過和做過的，所以不容易搞定。還有，專案也具有「暫時性」，做專案的時間壓力很大。所以書名中的「高效」，其實包含了「效能」及「效率」——提高效能才能擺平獨特性，提高效率才能應付暫時性。

　　「專」，也有量身訂做的概念，所以不適合用處理通案的一般性做法來對待。「專案管理」這項工作，就是為了管好專案而量身訂做的方 法。但是，在管理專案之前，我們要先認識專案的本質——就是 「系統」，管專案其實就是管系統。

　　知己知彼，立於不敗之地

　　《孫子兵法》有云：「知己知彼，百戰不殆。」

　　了解專案的特性、看透專案的本質，管理專案才能先立於不敗之地。所以本書第一章就是從「管專案就是管系統」開始談起。接著就是思考「專案為何而做」了，而這部分正是第二章和第三章—如何製作「章魚頭系統思考圖」與「一頁專案提案書」，來搞定老闆要的專案提案。

　　當提案過關，你正式成為一名專案經理，就到了第四章與第五章—製作「ITTO圖」與「八爪章魚覓食術系統思考圖」，幫助你管理好自己的專案，而且不被窮忙附身。隨著你的管理能力越來越好，工作效率越來越高，要如何進行系統思考，才能搞定其他部門的同仁與經理？第六章就是著重在「不得罪人」的跨部門專案管理工作上。更進一步，重要戰略目標的實現，需要仰賴多個相互關聯的專案來達成，第七章，就是介紹「專案集路徑圖」來落實晉升高階主管必學的專案集管理能力。

　　系統思考+一頁式圖表，打造專案管理「即戰力」

　　過去，市面上的專案管理書籍，大多將焦點集中在管理工具（各種各樣的圖表），或是非常複雜的技術步驟上，但這本書是以簡單、易懂的系統思考為根基，搭配簡潔、清楚的「一頁式」圖表，幫助讀者在專案管理的各個不同階段，動態打造出相應的專案管理「即戰力」。希望大家都能活用這本書的觀念、工具與心法，達到擺脫專案窮忙、創造管理價值的境界。

前言

專案管理的跨域與修練

　　面對外部環境的快速變化，專案導向的工作模式正逐漸成為主流。《哈佛商業評論》（Harvard Business Review）在2021 年12 月以「專案經濟時代的來臨」（The Project Economy Has Arrived）為封面專題，認為企業隨著更頻繁的組織轉型、更迅速的產品開發，以及更多新科技應用，「專案」已經取代了傳統的組織運作模式！

　　文中預估到2027 年，全球從事專案管理工作的人數將上看8,800 萬人，而專案導向的經濟活動價值會達到20 兆美元。這一期的《哈佛商業評論》中還舉了一個非常有趣的例子， 美國最大的獨立廣告代理商「理查茲集團」（Richards Group），幾乎取消了企業內所有的管理層級與職稱，該公司的大部分員工只有一種職稱，那就是專案經理（PM）。

　　我認為在越來越以「專案」為中心運作的商業世界裡，卓越的專案管理能力將會是你勝出的關鍵，無論你原來在學校選的科系是什麼。我自己也是藉由執行專案，從「工程」跨入「管理」領域的案例，也因此開拓了不一樣的視野。

　　如果，你也想讓自己在短時間內擁有另一項專業、成為「複合型人才」，最好的捷徑就是—成為一位專案經理。

　　當然，如果你的能力有專業證照的佐證更好。

　　證照最好以你的「專長」和「興趣」的交集為主，因為專長能提供你應用場域，而興趣則會支撐你持續投入，兩者交集更能幫助你的職涯達到「雙贏」。

　　在越來越多的企業工作，是以「專案」形式在推動的情況下， 專案經理也因此成為職場的熱門職位， 對應此一趨勢，國內外高等教育機構也普遍將「專案管理」列為學生的關鍵能力之一。

　　專案管理的五階修練

　　我認為培育「專案管理」能力的意義是擁抱三創：創意、創新、創業。

　　許多企業每天面對眼前競爭，容易陷入「想很多、做更多」，卻不到位的「窮忙」狀態，一位管理能力好的專案經理，能讓「創意」及「創新」真正在企業內落實，更能在業

　　務層面解決動態的複雜問題，讓企業的交付超越顧客期待。

　　然而，過去談的專案管理，理論基礎大部分根基於1970年代與1980 年代，當時強調的是以「流程」來提高效率和產能，組織通常會以一套「標準化」的方法，來管理所有的專案。然而，因應當前的趨勢——客變、轉型、個人化，成為專案主軸，標準化的作業流程早已跟不上時代。《哈佛商業評論》提供了一個數字，如今全球只有35% 的專案是成功的，這反映出許多工作者仍然無法有效管理專案。

　　這麼多年來， 我執行過涵蓋許多領域的產、官、學專案，深知「第一線」專案經理的痛點，包括：

　　1. 為什麼專案這麼難搞？
　　2. 為什麼專案提案老被主管退回？
　　3. 為什麼專案經常發生加班、趕工、重做與客變？
　　4. 跨部門專案要怎麼管，才不會得罪人？
　　5. 落實公司大戰略的專案，要怎麼規劃？
　　6. 大缺工時代，組織專案管理該如何因應？

　　如何設計出一套全方位、可落地、適用於台灣的專案管理邏輯思維與應用方法，解決上述這六大關鍵問題，對我而言也成了另一項自我挑戰的「專案」。

　　在這本書裡所規劃的九個章節， 並不是要教你畫甘特圖、魚骨圖，而是根據上述六大痛點量身訂做的因應解方。因為，在未來每個人都是專案經理的工作型態中，專案管理能力的逐步升級，也會是成為一位經理人的逐階修練。

　　而新世代的全方位專案經理， 不僅需要實務經驗的累積，更要培養個人的策略性思考。如何培養卓越的專案管理能力，將會是你的跨域競爭力，所以我將「企業經理人的修練」，結合不同階段要具備的「專案管理能力」，整理出以下五階課題：

　　第一階：換個【系統腦】→管專案就是管系統
　　第二階：尋找【專案魂】→搞定老闆要的專案提案
　　第三階：學會【看全貌】→高效、不窮忙的專案管理
　　第四階：努力【求共好】→不得罪人的跨部門專案管理
　　第五階：破框【懂佈局】→升遷高階必學的戰略專案管理

　　此外，因應越來越嚴重的缺工問題，我也會在第八章描述大缺工時代，「組織專案管理」該如何建構，企業才能穩定地交付產品或服務給客戶。在專案經濟崛起的趨勢下，人人都將是專案經理！從現在起，每一位工作者都要學習如何管理好一項專案，了解如何擔任一位優秀的專案管理人。